home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / pwrquote / manual.doc < prev    next >
Text File  |  1991-05-29  |  201KB  |  4,311 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                          POWER QUOTE (TM) USER MANUAL
  22.  
  23.  
  24.                                  VERSION 2.0
  25.  
  26.  
  27.                             (C) COPYRIGHT 1991 BY
  28.  
  29.  
  30.                                    GARY GEE
  31.  
  32.  
  33.                              POWER USER SOFTWARE
  34.  
  35.                                    CONTENTS
  36.  
  37.  
  38. 1.  INTRODUCTION
  39.  
  40.     A.  Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  41.     B.  System Requirements  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  42.     C.  Getting Started  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  43.     D.  Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    1
  44.     E.  Executing Power Quote  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  45.     F.  General Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    3
  46.  
  47. 2.  HOW TO USE THE POWER QUOTE MAIN MENU . . . . . . . . . . . . . .    5
  48.  
  49. 3.  HOW TO PRODUCE A QUOTE/INVOICE . . . . . . . . . . . . . . . . .    7
  50.  
  51. 4.  HOW TO DELETE EXPIRED QUOTES . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  52.  
  53. 5.  HOW TO USE THE CUSTOMER SCREEN . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  54.  
  55. 6.  HOW TO RECORD PAYMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  56.  
  57. 7.  HOW TO DISPLAY ACCOUNT STATUS  . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  58.  
  59. 8.  MONTH END CLOSING  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  60.  
  61. 9.  HOW TO USE THE ITEM SCREEN . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  62.  
  63. 10. MASS PRICE CHANGES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   19
  64.  
  65. 11. REPORTS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  66.  
  67. 12. HOW TO VIEW A REPORT ONLINE  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  68.  
  69. 13. UTILITIES
  70.  
  71.     A.  Change General Settings  . . . . . . . . . . . . . . . . . .   23
  72.     B.  Change Cust/Vendor Settings  . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  73.     C.  Sytem Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  74.     D.  Backup/Restore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  75.     E.  Templates  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  76.     F.  Import/Export  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   34
  77.     G.  DOS Commands . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  78.     H.  Database Utilities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   37
  79.     I.  Clear Quicken File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  80.     J.  Chg Transaction Date . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   38
  81.  
  82. 14. HOW TO PRODUCE A LETTER  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   39
  83.  
  84. 15. HOW TO USE THE VENDOR SCREEN . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
  85.  
  86. 16. HOW TO PRODUCE A PO  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
  87.  
  88. 17. HOW TO RECEIVE ITEMS ON A PO . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
  89.  
  90. 18. HOW TO DELETE CLOSED POs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47
  91.  
  92. 19. HOW TO USE INVENTORY CONTROL . . . . . . . . . . . . . . . . . .   48
  93.  
  94. 20. HOW TO CUSTOMIZE/CREATE TEMPLATES  . . . . . . . . . . . . . . .   50
  95.  
  96. 21. HOW TO PRINT LABELS  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
  97.  
  98. 22. HOW TO USE DIFFERENT PRINT FONTS . . . . . . . . . . . . . . . .   70
  99.  
  100. 23. HOW TO USE THE QUICKEN INTERFACE . . . . . . . . . . . . . . . .   72
  101.  
  102. 24. WARRANTY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  103.  
  104. 25. CUSTOMIZATION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  105.  
  106. 26. REGISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   73
  107.  
  108. 27. ORDER FORM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
  109.  
  110. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    1
  111.  
  112.  
  113.                                  INTRODUCTION
  114.  
  115.  
  116. A.  OVERVIEW
  117.  
  118.     Power Quote is an easy to use online menu-driven quotation/invoice system.
  119.     You enter customers and items into a database using online screens. The
  120.     system automatically creates an index for the customers and items entered.
  121.     This index can be used to search for customers and items. You specify the
  122.     prices and can specify quantity and customer unique discounts. Complete
  123.     accounts receivable, inventory and backorder and purchase order tracking is
  124.     provided.
  125.  
  126.     The system produces quotations and invoices using the customer and items
  127.     that you select. The document produced can be viewed and edited before it's
  128.     printed out. The system includes a complete editor. The quote/invoice can be
  129.     saved and retrieved and modified at a later date. The templates used to
  130.     create quotations and invoices can be customized to your unique format
  131.     requirements.
  132.  
  133.  
  134. B.  SYSTEM REQUIREMENTS
  135.  
  136.     o   IBM PC or true compatible
  137.     o   Hard Disk
  138.     o   512K RAM
  139.     o   DOS 2.0 or greater (DOS 3.0 or greater for mouse)
  140.     o   Microsoft mouse or compatible (optional - can also be keyboard driven)
  141.  
  142.  
  143. C.  GETTING STARTED
  144.  
  145.     (1)  Install the system. Refer to the installation instructions below.
  146.     (2)  The system comes with a test database. After you have read the user
  147.          manual and are familiar with the system, feel free to generate
  148.          quotes/invoices using the test data and the sample quote/invoice
  149.          templates. You can also run reports and view and change the test data.
  150.          When you are ready to enter your own data, you can erase the test
  151.          database by selecting the Database Utilities option under the Utilities
  152.          Menu.
  153.     (3)  Customize the quotation, invoice, label, PO, statement, reminder
  154.          notice and letter templates. You can use the Templates option under the
  155.          Utilities menu to edit the templates. Refer to the instructions on
  156.          customizing templates.
  157.     (4)  Build the customer database. Refer to the Customer screen instructions.
  158.     (5)  Build the item database. Refer to the Item screen instructions.
  159.     (6)  Go to the Change Settings screens (option A under Utilities) and change
  160.          the data as required.
  161.     (7)  At this point, you're ready to create quotes/invoices. Refer to the
  162.          Produce Quote/Invoice screen instructions.
  163.  
  164.  
  165. D.  INSTALLATION
  166.  
  167.  
  168.     1.  Use PKUNZIP to uncompress the file PWRQUOTE.ZIP to a sub-directory on
  169.         your hard disk.
  170.  
  171.         Example:  C:
  172.                   MD \PCQUOTE
  173.                   CD \PCQUOTE
  174.  
  175. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    2
  176.  
  177.  
  178.                   PKUNZIP PWRQUOTE
  179.  
  180.     2.  Switch to the sub-directory containing the uncompressed files.
  181.  
  182.         Example:  C:
  183.                   CD \PCQUOTE
  184.  
  185.     3.  Type 'INSTALL' and press Enter.
  186.  
  187.     4.  When the system asks you a question, an answer displayed by the system
  188.         in brackets such as [Y] is the default if you press the Enter key.
  189.  
  190.     5.  The system will prompt you for the drive and sub-directory where you
  191.         want to keep the database. Enter the drive and sub-directory as one
  192.         string with no embedded spaces. This sub-directory must be different
  193.         from the sub-directory that contains the uncompressed Power Quote files.
  194.         If the sub-directory does not exist, the system will create it for you.
  195.  
  196.     6.  The system will prompt you for the drive and sub-directory where you
  197.         want to keep the quotes/invoices/po's that you save. Enter the drive and
  198.         sub-directory as one string with no embedded spaces. This sub-directory
  199.         must be different from the sub-directory that contains the uncompressed
  200.         Power Quote files. If this sub-directory does not exist, the system will
  201.         create it for you.
  202.  
  203.     7.  Power Quote can take advantage of a RAM disk if one is present. A RAM
  204.         disk is an area of memory set aside as a disk drive. If a RAM disk is
  205.         present, Power Quote will place the work files on this disk and the
  206.         response time will be greatly improved. If you have a RAM disk, answer
  207.         'Y' when the system asks you if one is present and enter the drive
  208.         letter of the RAM disk when the system prompts you for it.
  209.  
  210.     8.  An EGA adapter is capable of displaying 25 or 43 lines on the screen.
  211.         A VGA adapter is capable of displaying 25 or 50 lines on the screen.
  212.         If you have an EGA or VGA adapter, the system will ask you whether
  213.         you wish to have reports displayed in 43 or 50 line mode. In 43 or
  214.         50 line mode, there are more lines per screen but the characters in
  215.         each line are smaller.
  216.  
  217.     9.  The system will ask you if you have a color monitor. Answer with 'Y' if
  218.         you have a color monitor attached to your PC. If you have a monochrome
  219.         monitor, answer with 'N'.
  220.  
  221.     10. The system will ask you for the number of lines your printer can print
  222.         on one page. If you are using portrait type paper (8.5 X 11) and your
  223.         printer is printing 6 lines per inch, answer with 54. If you are using
  224.         portrait type paper and your printer is printing 8 lines per inch,
  225.         answer with 72. If you are using some other type of paper:
  226.  
  227.         (1) Measure the number of inches vertically on one sheet of paper
  228.         (2) Subtract 2 from the above figure (this will allow for a one inch
  229.             margin on the top and bottom)
  230.         (3) Multiply the figure in (2) by the number of lines your printer
  231.             prints per inch
  232.  
  233.         The system uses the number of lines entered here to determine when to
  234.         start a new page on reports. The system determines when to start a new
  235.         page on quotes/invoices/POs by the number of lines in the quote/invoice/
  236.         PO template.
  237.  
  238.     11. The system will prompt you as to whether you wish to use the link to
  239.  
  240. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    3
  241.  
  242.  
  243.         Quicken. Power Quote is designed to send invoice information to Quicken
  244.         3.0. It does this by writing invoice information to a file that can be
  245.         imported into Quicken. If you answer with 'Y', the system will ask you
  246.         for the drive and sub-directory where you want the system to write the
  247.         Quicken interface file.
  248.  
  249.     12. The system will prompt you for the drive letter of the disk that was
  250.         used to boot up DOS. It needs this information so it can check your
  251.         'CONFIG.SYS' file. The following statements must be in this file:
  252.  
  253.         FILES = 25
  254.         BUFFERS = 25
  255.  
  256.         If the file 'CONFIG.SYS' does not exist, the system will automatically
  257.         create one for you with the two statements above. If the file
  258.         'CONFIG.SYS' exists but these statements do not exist, the system will
  259.         add these statements to the file. If these statements exist but the
  260.         numbers are less than the numbers above, the numbers will be adjusted by
  261.         the system. If the system has to modify your 'CONFIG.SYS' file, it will
  262.         first create a backup by copying your current 'CONFIG.SYS' file to
  263.         'CONFIG.BAK'.
  264.  
  265.     13. If the system had to create a 'CONFIG.SYS' file or modify it, it will
  266.         reboot the system for you.
  267.  
  268.     14. To change any of the above parameters, simply install the system again.
  269.         Re-installing the system will not affect the data in your database.
  270.  
  271.  
  272. E.  EXECUTING POWER QUOTE
  273.  
  274.     To run Power Quote:
  275.  
  276.     (1)  Change the current sub-directory to the sub-directory where Power Quote
  277.          is installed (example:  CD \PCQUOTE).
  278.     (2)  Type: QUOTE and press Enter
  279.  
  280.  
  281. F.  GENERAL INFORMATION
  282.  
  283.     In screens, pressing the Tab key will advance the cursor to the next field.
  284.     Holding down the Shift key and pressing the Tab key will move the cursor to
  285.     the previous field. When a field is completely filled with data, the cursor
  286.     advances automatically to the next field. Pressing the Home key will move
  287.     the cursor to the first field. Pressing the End key will move the cursor to
  288.     the last field. When the cursor is within a field, pressing the insert and
  289.     delete keys will insert and delete characters.
  290.  
  291.     Whenever a window pops up, pressing the Esc key will delete the window.
  292.     White colored fields on screens are required fields. Light blue colored
  293.     fields are optional fields. Pick lists can be displayed for fields which
  294.     have astericks next to them by pressing the F8 key. Once you are in a pick
  295.     list, you can select items by pressing the Enter key or the space bar.
  296.  
  297.     Power Quote is designed to work with a Microsoft or compatible mouse. Moving
  298.     the mouse up is the same as the UpArrow key. Moving the mouse down is the
  299.     same as the DownArrow key. Pressing the left mouse button is the same as the
  300.     Enter key. Pressing the right mouse button is the same as the Esc key.
  301.  
  302.     When entering data in numeric fields, leading and trailing zeros are not
  303.     required. The system will automatically add the proper leading and trailing
  304.  
  305. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    4
  306.  
  307.  
  308.     zeros and perform the proper left and right justification.
  309.  
  310.     When the system asks you a question, the default answer will be displayed.
  311.     You can:  (1)  Press Enter to accept the answer  (2)  Press the Backspace
  312.     key to edit the displayed answer  (3)  Press any other key to retype the
  313.     answer. The system always saves the response to a question and displays that
  314.     response when it asks the same question again.
  315.  
  316.     The following files comprise the Power Quote database:
  317.  
  318.     CUST.DTA & CUST.KEY & CUST1.KEY   ----->  Customer Database
  319.     PART.DTA & PART1.KEY & PART2.KEY  ----->  Item Database
  320.     QUOTE.DTA                         ----->  Backorder Information
  321.     \sub-dir\*.QUO                    ----->  Saved Quotes/Invoices/POs
  322.     \sub-dir\*.INV
  323.     \sub-dir\*.PO                             sub-dir is the sub-directory where
  324.                                               you told the system to save
  325.                                               quotes/invoices/POs
  326.  
  327.     The first 3 sets of files are located in the sub-directory where you told
  328.     the system to keep the database. To transfer the database to another
  329.     computer, use option C (Backup/Restore) under the Utilities selection on the
  330.     Main Menu to backup and restore the database.
  331.  
  332.  
  333. G.  TRADEMARK
  334.  
  335.     Quicken is a registered trademark of Intuit.
  336.  
  337. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    5
  338.  
  339.  
  340.                      HOW TO USE THE POWER QUOTE MAIN MENU
  341.  
  342.  
  343. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  344. ║                            Power Quote 2.0 (tm)                            ║
  345. ║                       (C) Copyright 1991 By Gary Gee                       ║
  346. ╠════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  347. ║                                                                            ║
  348. ║                            A -> Quote/Invoice                              ║
  349. ║                                                                            ║
  350. ║                            B -> Customers                                  ║
  351. ║                                                                            ║
  352. ║                            C -> Items                                      ║
  353. ║                                                                            ║
  354. ║                            D -> Reports                                    ║
  355. ║                                                                            ║
  356. ║                            E -> Utilities                                  ║
  357. ║                                                                            ║
  358. ║                            F -> Produce Letter                             ║
  359. ║                                                                            ║
  360. ║                            G -> Vendors                                    ║
  361. ║                                                                            ║
  362. ║                            H -> Purchase Orders                            ║
  363. ║                                                                            ║
  364. ║     Press        Keys And   ─┘   To Select Or Press   A   Thru   H      ║
  365. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  366. F1 = Help                                                           Esc = Quit
  367.  
  369. This is the main menu for the Power Quote system. To make a selection, use the
  370. UpArrow and DownArrow keys to move the highlight up and down. Press the Enter
  371. key when the highlight is at the proper selection. You can also make a
  372. selection by pressing the 'A' thru 'H' keys.
  373.  
  374. The following is a summary of each selection:
  375.  
  376. A -> Quote/Invoice
  377.  
  378.      This selection allows you to:
  379.  
  380.      (1)  Produce quotes/invoices
  381.      (2)  Delete Expired Quotes
  382.  
  383. B -> Customers
  384.  
  385.      This selection allows you to:
  386.  
  387.      (1)  Build and update the customer database
  388.      (2)  Record payments on invoices
  389.      (3)  Display account status
  390.      (4)  Perform month end closing
  391.  
  392. C -> Items
  393.  
  394.      This selection allows you to:
  395.  
  396.      (1)  Build and update the item database
  397.      (2)  Perform mass price changes
  398.  
  399. D -> Reports
  400.  
  401.  
  402. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    6
  403.  
  404.  
  405.      This selection prints the following reports:
  406.  
  407.      (1)  Customers
  408.      (2)  Items
  409.      (3)  Inventory
  410.      (4)  Sales
  411.      (5)  Labels
  412.      (6)  Vendors
  413.      (7)  PO
  414.  
  415. E -> Utilities
  416.  
  417.      This selection allows you to perform the following utility functions:
  418.  
  419.      (1)  Change System Settings
  420.      (2)  Editor
  421.      (3)  Backup/Restore
  422.      (4)  Edit/Create Templates
  423.      (5)  Import/Export
  424.      (6)  Dos Commands
  425.      (7)  Database Utilities
  426.      (8)  Clear Quicken File
  427.      (9)  Change Transaction Date
  428.  
  429. F -> Produce Letter
  430.  
  431.      This selection is used to create customer/vendor letters.
  432.  
  433. G -> Vendors
  434.  
  435.      This selection is used to build and update the vendor database.
  436.  
  437. H -> Purchase Orders
  438.  
  439.      This selection allows you to:
  440.  
  441.      (1)  Create purchase orders
  442.      (2)  Receive items on purchase orders
  443.      (3)  Delete closed purchase orders
  444.  
  445. To exit the screen, press Esc.
  446.  
  447. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    7
  448.  
  449.  
  450.                         HOW TO PRODUCE A QUOTE/INVOICE
  451.  
  452.  
  453. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  454. ║                        Produce Quote/Invoice                       ║
  455. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  456. ║ Cust Id*  [               ]  CC #  [                                       ] ║
  457. ║    Name   [                              ]      Sales Cat  [               ] ║
  458. ║ Address   [                              ]             PO  [               ] ║
  459. ║           [                              ]       Ship Via  [               ] ║
  460. ║ Shipping  [         ]  C.O.D.  [         ]               Total  [          ] ║
  461. ║  Comment  [                                        ]  Amt Paid  [          ] ║
  462. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  463. ║ Qty*      Stock No                Item Description           Disc    Price   ║
  464. ║                                                                              ║
  465. ║                                                                              ║
  466. ║                                                                              ║
  467. ║                                                                              ║
  468. ║                                                                              ║
  469. ║                                                                              ║
  470. ║                                                                              ║
  471. ║                                                                              ║
  472. ║                                                                              ║
  473. ║                                                                              ║
  474. ║                                                                              ║
  475. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  476. F1=Help  F5=Quote  F6=Menu  PgDn=Next PgUp=Prev  F8=Choices*  F9=Clear  Esc=Quit
  477.  
  479. This screen is used to produce quotations and invoices. You select the customer
  480. and the items from pick lists and enter the quantities requested by the
  481. customer. The system produces a quotation or invoice using the current template.
  482. It automatically extends quantities by unit prices and applies discounts and
  483. sales tax. After the quotation/invoice has been produced, the system takes it
  484. into the system editor. From here you can edit the document and print it out.
  485.  
  486. The first step in creating a quotation/invoice is to select the customer. You
  487. can enter the customer id in the Cust Id field or press the F8 key when the
  488. cursor is at the Cust Id field.
  489.  
  490. Pressing the F8 key will bring up a pick list of available customers. Use the
  491. UpArrow, DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper
  492. customer. When the highlight is at the proper customer, press Enter to select
  493. the customer. The system will fill in the customer name and address fields
  494. from the customer database.
  495.  
  496. If the customer that you selected has comments associated with it, these
  497. comments will be displayed in a pop-up window at this point.
  498.  
  499. If the customer is new and doesn't exist in the database, assign a customer id
  500. to the customer and enter it in the Cust Id field. Later, when you press F5 to
  501. produce the quote/invoice or Enter to display the total price, you will be
  502. given the option to add this customer to the database.
  503.  
  504. Next, fill in the CC # (credit card number), Sales Cat, PO, Ship Via, Shipping,
  505. C.O.D, Amt Paid and Comment fields as needed. The Sales Cat is used to classify
  506. sales on the Sales By Category report. It is also used to classify sales
  507. information sent to Quicken. If an amount field has positions after the decimal
  508. point, the decimal point should be entered as part of the field. For example,
  509. $12.59 should be entered as 12.59. If the CC # field is filled in, the invoice
  510. is treated as a cash sale and the Amt Paid field is set equal to the total
  511.  
  512. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    8
  513.  
  514.  
  515. invoice amount.
  516.  
  517. After the customer information has been entered, item information needs to be
  518. entered. To select items, position the cursor in one of the quantity (Qty)
  519. fields and press F8.
  520.  
  521. This will bring up a pick list of major categories of items. Use the UpArrow,
  522. DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  523. category. When the highlight is at the proper major category, press Enter to
  524. select the major category.
  525.  
  526. After a major category has been selected, a pick list of sub categories for the
  527. major category selected will be displayed. A selection is made from this pick
  528. list in the same manner as selecting a major category.
  529.  
  530. After a sub category has been selected, a pick list of item descriptions for the
  531. sub category selected will be displayed. You can select the proper items from
  532. this pick list. When the highlight is at a certain item and Enter is pressed, a
  533. checkmark will be displayed indicating that the item has been selected. Pressing
  534. Enter when the highlight is at an item where there is already a checkmark will
  535. cause the checkmark to disappear and the item to be un-selected.
  536.  
  537. After you have selected all of the proper items from the item pick list, press
  538. Esc to delete the pick list. At this point, the sub category pick list will be
  539. displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you press
  540. Esc again, the major category pick list will be displayed and you can select
  541. another major category. Pressing Esc will always take you back to the previous
  542. pick list. When you have finished selecting items, press Esc to delete the major
  543. category pick list. The items that were selected will be displayed in the bottom
  544. half of the screen. If there is only one unit price (no quantity discounts
  545. apply) the price will be displayed.
  546.  
  547. At this point, it's time to enter the quantities. Enter the quantities by
  548. tabbing to the proper quantity field and filling in the quantity. Sales returns
  549. should be entered as negative quantities with a leading minus ('-') sign. If the
  550. quantity has 1 or more positions after the decimal point, the decimal point
  551. should be entered as part of the field. For example, 12.5 should be entered as
  552. 12.5.
  553.  
  554. If there are more items on the next page, the PgDn=Next label at the bottom of
  555. the screen will be highlighted. If this label is highlighted, pressing the PgDn
  556. key will bring up the next page of items. Similarly, if there are items on a
  557. previous page, the PgUp=Prev label will be highlighed.
  558.  
  559. If you wish to delete an item from the quote/invoice, space out the Stock Number
  560. field.
  561.  
  562. When all the customer, item and quantity information has been entered, press the
  563. F5 key to produce the quote/invoice. To display the total price without
  564. producing the quote/invoice, press the Enter key.
  565.  
  566. Alternatively, you can enter the quantity in the Qty field and the stock number
  567. in the Stock Number field. When you have filled in all the stock number lines,
  568. pressing the PgDn key will enable you to enter more stock numbers. Pressing the
  569. Enter key will allow you to preview the total price and cause the system to fill
  570. in the Description, Disc and Price fields. Pressing the F5 key will create the
  571. quote/invoice.
  572.  
  573. When you press the F5 or Enter keys, the system will fill in the Description,
  574. Disc and Price fields if they are blank. This means that if you want the system
  575. to fill in a field, it must be blank. For example, if you change the stock
  576.  
  577. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page    9
  578.  
  579.  
  580. number and the Description, Disc and Price fields are filled in, the system will
  581. not fill in these fields. You need to space out these fields first. If you want
  582. to change the Disc and Price fields to zero, you must enter a zero in these
  583. fields. Spacing out these fields will cause the system to fill in a value.
  584.  
  585. You can override the value in any field by typing over it. For example, to
  586. override the price for an item, tab to the proper price field and type in the
  587. new price. This is useful for special order items. For special orders items:
  588. (1) Set up a stock number  (2) Enter the stock number in the stock number field
  589. or select it from the pick list  (3) Enter the description and the price in the
  590. description and price fields.
  591.  
  592. If backorders exist for the current customer and the current template is an
  593. invoice template, the system will ask if this is a backorder invoice. Backorder
  594. invoices are used to fill backorders and should be entered separately from new
  595. orders. On backorder invoices:  (1) Items which don't have backorders are
  596. ignored  (2) If the quantity requested is greater than the backorder quantity,
  597. the quantity requested is adjusted to the backorder quantity  (3) If the
  598. quantity requested can't be met because of insufficient stock on hand, the
  599. system will partially fill the backorder and will not generate an additional
  600. backorder  (4) The backorder is updated if it was partially filled and deleted
  601. if it was filled  (5)  The backorder invoice is not billed to the customer if
  602. the Bill BO field on the Change Settings screen is 'Y'. This is because the
  603. backordered items were billed on the original invoice.
  604.  
  605. The system will take the produced quote/invoice into the system editor. From
  606. here you can edit and print the document. If you make any changes to the
  607. created quote/invoice, you can save the changes by pressing the F2 key. Please
  608. refer to the instructions for the System Editor on its operation. In the System
  609. Editor, form feed characters show up as uppercase L's in column 1. If you have a
  610. color monitor, the form feed characters show up as white colored L's while the
  611. rest of the text is yellow colored. Form feed characters are used to tell a
  612. printer to skip to the top of a new page.
  613.  
  614. When you return from the System Editor, the system will update the Last Activity
  615. date field on the customer record for the current customer. It will also save
  616. the current quote/invoice if the Auto Save Quotes/Invoices field on the Change
  617. General Settings screen contains 'Y'. Otherwise, the system will ask you if you
  618. wish to save the quote/invoice. When the system saves a quote/invoice, it saves
  619. the quote/invoice information on the screen and the created quote/invoice.
  620.  
  621. If an invoice is being created, the system will ask you if you wish to finalize
  622. the invoice. When an invoice is finalized, sales, inventory, and accounts
  623. receivable information is posted. After an invoice has been posted no updates
  624. are allowed and the invoice can't be deleted. An invoice is not considered a
  625. sale by the system until it's finalized.
  626.  
  627. When updating inventory, the system will record backorders for items that are
  628. out of stock.
  629.  
  630. Pressing the F3 key will toggle the cursor between the Cust Id, the first Qty
  631. and the first Stock No fields. If the cursor is in any of the customer fields,
  632. pressing the F3 key will advance the cursor to the first Qty field. If the
  633. cursor is in any of the Qty fields, pressing the F3 key will advance the cursor
  634. to the first Stock No field. If the cursor is in any other field, pressing the
  635. F3 key will advance the cursor to the Cust Id field.
  636.  
  637. Pressing the F6 key will display a menu.
  638.  
  639. Selections A & B are used to retrieve previously saved quotes & invoices.
  640. Quotes/invoices are retrieved by customer id. Therefore, you must first fill in
  641.  
  642. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   10
  643.  
  644.  
  645. the Cust Id field before you press the F6 key. Available quotes/invoices are
  646. displayed in a pick list. An '*' next to an invoice number means the invoice
  647. has been finalized.
  648.  
  649. The system will restore to the screen everything that was on the screen when the
  650. quote/invoice was saved. It will also restore the editor file (DOCUMEN.PRT)
  651. containing the created quote/invoice. Once a quote/invoice has been restored,
  652. you can modify the data on the screen and produce the quote/invoice again by
  653. pressing F5 or use Selection F to edit and/or printout the quote/invoice as it
  654. exists. The system will automatically change the current template to the
  655. template that was used to create the retrieved quote/invoice. This template will
  656. remain in effect until you change it to another template.
  657.  
  658. Selections C & D are used to delete quotes and invoices that are no longer
  659. needed. The system displays the quote/invoice number, the date it was created
  660. and the comments associated with it in a window. When the highlight is at a
  661. quote/invoice, pressing the Enter key will select/unselect the quote/invoice.
  662. Pressing the Esc key will exit you from the window and delete all the selected
  663. quotes/invoices. Finalized invoices can't be deleted and are not displayed in
  664. the selection window. Finalized invoices are deleted when you perform month end
  665. closing.
  666.  
  667. Selection E allows you to the change the template that is used in producing
  668. quotes/invoices. If you change the template, the new template will become the
  669. default template until you change it. The name of the current template is
  670. displayed in the upper right hand corner of the screen.
  671.  
  672. A quote can be changed to an invoice by:
  673.  
  674. (1)  Retrieving the quote
  675. (2)  Changing the template to an invoice template
  676. (3)  Pressing the F5 key to generate the invoice
  677.  
  678. Selection F allows you to re-edit or print out the last quote/invoice that was
  679. created by the system.
  680.  
  681. Selection G prints test labels. This option can be used to align the labels on
  682. your printer.
  683.  
  684. Selection H will print customer labels for the current customer.
  685.  
  686. When the system returns from the System Editor, the customer, item and quantity
  687. information is exactly the same as it was before. You can modify the customer
  688. information and quantities and produce another quote/invoice if that is desired.
  689. To start fresh with new information, press the F9 key to clear the screen.
  690.  
  691. To exit the screen, press Esc.
  692.  
  693.  
  694.                          HOW TO DELETE EXPIRED QUOTES
  695.  
  696.  
  697. Option B under the Quote/Invoice selection on the Main Menu is used to delete
  698. expired quotes. The user is prompted for the number of days a quote has been
  699. open. Any quotes which have been open for the specified number of days are
  700. deleted.
  701.  
  702. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   11
  703.  
  704.  
  705.                         HOW TO USE THE CUSTOMER SCREEN
  706.  
  707.  
  708. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  709. ║                           Customer Info                            ║
  710. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  711. ║                                Add/Update/Delete/Inquire/BO  [ ]             ║
  712. ║                                                                              ║
  713. ║       Cust Id*  [               ]        Major Cat  [               ]        ║
  714. ║       Sub Cat   [               ]     Tax Exempt #  [               ]        ║
  715. ║                                                                              ║
  716. ║                     Bill To                             Ship To              ║
  717. ║ Name    [                              ]    [                              ] ║
  718. ║ Address [                              ]    [                              ] ║
  719. ║         [                              ]    [                              ] ║
  720. ║         [                              ]    [                              ] ║
  721. ║ Attn:   [                              ]    [                              ] ║
  722. ║                                                                              ║
  723. ║ Comments    [                                        ]    Cust Type  [ ]     ║
  724. ║ Phone No 1  [                    ]        Phone No 2  [                    ] ║
  725. ║  Sales Tax  [     ] %               Charge Interest?  [ ]                    ║
  726. ║ Terms  [               ]  FOB  [               ]  Ship Via [               ] ║
  727. ║ Prev Bal [          ]  Credit Limit [          ]  Last Activity [          ] ║
  728. ║ Discount         1            2            3            4           5        ║
  729. ║ Schedule      [     ] %    [     ] %    [     ] %    [     ] %   [     ] %   ║
  730. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  731. F1 = Help    F4 = Prev    F5 = Next    F8 = Choices*    F9 = Clear    Esc = Quit
  733.  
  734. This screen is used to create and update the customer database. The customer
  735. database maintains information on addresses, phone numbers, sales tax rates and
  736. discount schedules.
  737.  
  738. The five discount schedule fields are tied to the discount schedule field on the
  739. Item screen. If an item is coded with a discount schedule number, the discount
  740. percentage in the customer's corresponding schedule number is applied. For
  741. example, suppose an item has the number 3 in the discount schedule field. The
  742. discount percentage in discount schedule 3 for a particular customer will be
  743. applied. The discount schedule allows the application of different discount
  744. percentages to different classes of items. For example, a company may want to
  745. apply one discount percentage against computer hardware items and another
  746. discount percentage against computer software items. This company could code all
  747. the computer hardware items with the number 1 in the discount schedule field on
  748. the Item screen. They could code the number 2 in the discount schedule field on
  749. computer software items. They would then for each customer enter the discount
  750. percentages for hardware and software in discount schedules 1 and 2. The
  751. discount schedule fields can be left blank if there is no discount to be
  752. applied.
  753.  
  754. The Cust Type field is tied to the 3 Cust Disc fields on the Item screen. If a
  755. customer is coded with a customer type, the discount percentage in the
  756. corresponding Cust Disc field is applied. For example, suppose a customer has
  757. the number 1 in the customer type field. The discount percentage in the first
  758. Cust Disc field on the Item screen will be applied. The customer type allows the
  759. application of different discount percentages to different types of customers.
  760. One type of customers might be retail. Another type might be wholesale.
  761. Descriptions are assigned to customer types on the Change General Settings
  762. screen. Entering 'C' in the Cust Type field will result in the customer
  763. receiving all items at cost.
  764.  
  765. It is possible for a customer to receive a discount based on the item class and
  766.  
  767. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   12
  768.  
  769.  
  770. to receive a discount based on the customer type. In this case, both discounts
  771. are summed and applied to the list price.
  772.  
  773. The system creates an index on the fields Major Category and Sub Category. This
  774. index can be used to search for a customer. Spelling is critical for these two
  775. fields. For a customer to come under the same Major Category and Sub Category,
  776. the spelling for these fields for a subsequent customer must be the same as the
  777. spelling for a previous customer. For example if a customer is a retailer and
  778. the value entered for the customer in the Major Category field is RETAILER and
  779. the value entered in the Sub Category field is CALIFORNIA, then subsequent
  780. customers who are retailers in California should be coded with the same Major
  781. Category and Sub Category field values.
  782.  
  783. The field Last Activity records the date of the last activity for a customer. It
  784. is initialized to the current date when a customer record is added. It is
  785. automatically updated when any of the fields in a customer record are changed
  786. and when a quote, invoice or letter is created for the customer.
  787.  
  788. If all of the Ship To fields are left blank, they are automatically filled in
  789. with the information from the Bill To fields.
  790.  
  791. If any of the following fields are left blank, they are automatically filled in
  792. with information from the Change Cust/Vendor Settings screen:
  793.  
  794. (1)  Sales Tax
  795. (2)  Charge Interest?
  796. (3)  Terms
  797. (4)  FOB
  798. (5)  Ship Via
  799. (6)  Credit Limit
  800.  
  801. Entering 0 in the Credit Limit field means that a customer has an unlimited
  802. credit limit. The credit limit is checked when producing an invoice on the
  803. Produce Quote/Invoice screen.
  804.  
  805. The field Comments is for adding comments about customers. Comments might
  806. include the fact that a customer has a large outstanding balance or their last
  807. check bounced. When you select a customer on the Produce Quote/Invoice screen,
  808. if there are any comments associated with the customer, they will be displayed
  809. in a pop-up window.
  810.  
  811. If the Sales Tax or Discount fields contain positions after the decimal point,
  812. the decimal point should be entered as part of the field. For example, 12.59%
  813. should be entered as 12.59.
  814.  
  815. To add a customer record:
  816.  
  817. (1)  Enter 'A' in the process code field
  818. (2)  Fill in the fields
  819. (3)  Press Enter
  820.  
  821.      The field Cust Id is the key field and duplicates are not allowed.
  822.      Suggestions for customer/vendor id are:
  823.  
  824.      Zip Code + Last Name + First Initial
  825.      Area Code + Phone Number
  826.  
  827. To inquire on a customer record:
  828.  
  829. (1)  Enter 'I' in the process code field
  830. (2)  Fill in the Cust Id field
  831.  
  832. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   13
  833.  
  834.  
  835.               or
  836.      Position the cursor in the Cust Id field and press the F8 key. This will
  837.      bring up a pick list of major categories of customers. Use the UpArrow,
  838.      DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  839.      category. When the highlight is at the proper major category, press Enter
  840.      to select the major category. After a major category has been selected, a
  841.      pick list of sub categories for the major category selected will be
  842.      displayed. A selection is made from this pick list in the same manner as
  843.      selecting a major category. After a sub category has been selected, a pick
  844.      list of customers for the sub category selected will be displayed. You can
  845.      select the proper customer from this pick list. After the proper customer
  846.      has been selected, the system will delete all the pick lists from the
  847.      screen and leave the corresponding Cust Id in the Cust Id field. If you
  848.      press Esc while in the customer pick list, the sub category pick list will
  849.      be displayed. You can select another sub category or press Esc again. If
  850.      you press Esc again, the major category pick list will be displayed and you
  851.      can select another major category. Pressing Esc will always take you back
  852.      to the previous pick list.
  853. (3)  Press Enter
  854.  
  855.      After you have performed a successful inquiry, pressing the F4 key will
  856.      bring up the previous customer. Pressing the F5 key will bring up the next
  857.      customer. The system sorts all customers by major category, sub category
  858.      and customer id in determining which customers come before or after an
  859.      customer. You can perform an add, update or delete on a customer and then
  860.      press the F4 or F5 key to get the next or previous customer.
  861.  
  862. To update a customer record:
  863.  
  864. (1)  Inquire on the customer record that you wish to update
  865. (2)  Enter 'U' in the process code field
  866. (3)  Update the fields as needed. It is not necessary to re-enter fields where
  867.      there are no changes.
  868. (4)  Press Enter
  869.  
  870. To delete a customer record:
  871.  
  872. (1)  Inquire on the customer record that you wish to delete
  873. (2)  Enter 'D' in the process code field
  874. (3)  Press Enter
  875.  
  876.      When a customer is deleted, any quotes/invoices/backorders for that
  877.      customer are also deleted.
  878.  
  879. To view/delete backorders:
  880.  
  881. (1)  Enter 'B' in the process code field
  882. (2)  Fill in the Cust Id field or press the F8 key to select the Cust Id from
  883.      the picklist.
  884. (3)  A window will pop up in which you can choose to view or delete backorders.
  885. (4)  When viewing backorders, pressing the PgDn key will display the next page
  886.      and pressing the PgUp key will display the previous page. Pressing the Esc
  887.      key will return you to the customer screen.
  888. (5)  When deleting backorders, pressing the PgDn key will display the next page
  889.      and pressing the PgUp key will display the previous page. Pressing Enter
  890.      when the highlight is at a backorder will select/unselect that backorder
  891.      for deletion. Pressing the Esc key will delete all selected backorders and
  892.      return you to the customer screen.
  893.  
  894. To clear the screen, press F9. To exit the screen, press Esc.
  895.  
  896. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   14
  897.  
  898.  
  899.                              ACCOUNTS RECEIVABLE
  900.  
  901.  
  902. Power Quote uses the balance forward method of maintaining accounts receivables.
  903. In a balance forward system, each invoice is only kept on file during the active
  904. month/period. During the end of month/period routine, all activity is summarized
  905. by account, a balance forward is posted to each account and then the activity is
  906. deleted. Balances are maintained for the following categories:
  907.  
  908. (1)  Current
  909. (2)  31 - 60 days
  910. (3)  61 - 90 days
  911. (4)  over 90 days
  912.  
  913. Payments are always posted to the oldest balance first.
  914.  
  915.  
  916.                             HOW TO RECORD PAYMENTS
  917.  
  918.  
  919. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  920. ║                          Record Payments                          ║
  921. ╠═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  922. ║                                                                             ║
  923. ║                 Cust Id*  [               ]                                 ║
  924. ║                    Name   [                              ]                  ║
  925. ║                 Address   [                              ]                  ║
  926. ║                           [                              ]                  ║
  927. ║                           [                              ]                  ║
  928. ║                                                                             ║
  929. ╠═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  930. ║                                                                             ║
  931. ║                                                                             ║
  932. ║    Previous   Current    Current    Balance   Pay     Amount   Check Or     ║
  933. ║    Balance    Charges    Payments     Due     Disc     Rcvd    Reference #  ║
  934. ║                                                                             ║
  935. ║                                                                             ║
  936. ║                                                                             ║
  937. ║                                                                             ║
  938. ║                                                                             ║
  939. ║                                                                             ║
  940. ║                                                                             ║
  941. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  942. F1=Help          F5=Post          F8=Choices*         F9=Clear         Esc=Quit
  943.  
  945. This screen is used to record payments. You select the customer from a pick list
  946. and enter the payment discount, amount received, and check number.
  947.  
  948. To select a customer, position the cursor in the Cust Id field and press F8.
  949. Select the proper customer from the pick lists displayed. Upon selecting the
  950. customer, the system will fill in the Previous Balance, Current Charges,
  951. Current Payments, and Balance Due fields. The Pay Disc field can be filled in
  952. if a payment discount applies.
  953.  
  954. Fill in the Amt Rcvd field with the amount received. If a negative amount is
  955. being posted, enter the amount with a leading minus sign. Fill in the Check Or
  956. Reference # field with the check number or reference number. Press F5 or Enter.
  957.  
  958. To select another customer, simply position the cursor in the Cust Id field and
  959. press F8. To exit the screen, press Esc.
  960.  
  961. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   15
  962.  
  963.  
  964.                         HOW TO DISPLAY ACCOUNT STATUS
  965.  
  966.  
  967. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  968. ║                           Account Status                          ║
  969. ╠═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  970. ║                                                                             ║
  971. ║                                                                             ║
  972. ║                                                                             ║
  973. ║                                                                             ║
  974. ║                Cust Id*  [               ]                                  ║
  975. ║                                                                             ║
  976. ║                                                                             ║
  977. ║                   Name   [                              ]                   ║
  978. ║                                                                             ║
  979. ║                                                                             ║
  980. ║                Address   [                              ]                   ║
  981. ║                          [                              ]                   ║
  982. ║                          [                              ]                   ║
  983. ║                                                                             ║
  984. ║                                                                             ║
  985. ║                                                                             ║
  986. ║                                                                             ║
  987. ║                                                                             ║
  988. ║                                                                             ║
  989. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  990. F1=Help         F5=Report         F8=Choices*         F9=Clear         Esc=Quit
  991.  
  993. This screen is used to display a customer's charges, payments and balance.
  994.  
  995. To select a customer, press the F8 key. Select the proper customer from the pick
  996. lists displayed. Upon selecting the customer, the system will fill in the Name
  997. and Address fields. Press F5 or Enter to display the account status for the
  998. selected customer.
  999.  
  1000. To select another customer, press the F8 key.
  1001.  
  1002. To exit the screen, press Esc.
  1003.  
  1004.  
  1005.                               MONTH END CLOSING
  1006.  
  1007.  
  1008. At the end of the month, customer accounts should be closed. The month end
  1009. closing process performs the following for each active customer:
  1010.  
  1011. (1)  Applies payments to oldest balances first
  1012. (2)  Summarizes all current charges
  1013. (3)  Calculates interest where applicable
  1014. (4)  Computes the balance due
  1015. (5)  Ages the balance due
  1016. (6)  Deletes finalized invoices
  1017. (7)  Deletes payment records
  1018. (8)  Prints a statement
  1019.  
  1020. The month end closing process also prints a report of the monthly invoice and
  1021. payment activity for each customer. This report can be reprinted by using the
  1022. Reprint Month End Rpt option under the Customer selection on the Reports menu.
  1023. Customer statements can be reprinted by using the Reprint Statements option
  1024. under the Customer selection on the Reports menu.
  1025.  
  1026. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   16
  1027.  
  1028.  
  1029.                           HOW TO USE THE ITEM SCREEN
  1030.  
  1031.  
  1032. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1033. ║                            Item Info                             ║
  1034. ╠════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1035. ║                                     Add/Update/Delete/Inquire  [ ]         ║
  1036. ║                                                                            ║
  1037. ║   Stock No*        [               ]     Discount Schedule     [ ]         ║
  1038. ║   Major Category   [               ]     Sub Category   [               ]  ║
  1039. ║                                                                            ║
  1040. ║   Description  [                                        ]  Tax (Y/N)? [ ]  ║
  1041. ║      Lot Size  [       ]     Last Sold  [          ]    Markup %  [     ]  ║
  1042. ║    Cust Disc:    1 [     ] %  2 [     ] %  3 [     ] %  Cost [          ]  ║
  1043. ║                                                                            ║
  1044. ║   Keep Inventory (Y/N)?  [ ]   Qty On Hand  [       ]  Min Qty  [       ]  ║
  1045. ║   Max Qty  [       ]   Vendor  [                                        ]  ║
  1046. ║   Vendor Stock No  [               ]  Back Ord Qty  [       ]              ║
  1047. ║                                                                            ║
  1048. ║   From Qty    To Qty     Unit Price    From Qty    To Qty     Unit Price   ║
  1049. ║   [       ]  [       ]  [          ]   [       ]  [       ]  [          ]  ║
  1050. ║   [       ]  [       ]  [          ]   [       ]  [       ]  [          ]  ║
  1051. ║   [       ]  [       ]  [          ]   [       ]  [       ]  [          ]  ║
  1052. ║   [       ]  [       ]  [          ]   [       ]  [       ]  [          ]  ║
  1053. ║   [       ]  [       ]  [          ]   [       ]  [       ]  [          ]  ║
  1054. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1055. F1 = Help   F4 = Prev   F5 = Next      F8 = Choices*   F9 = Clear   Esc = Quit
  1056.  
  1058. This screen is used to create and update the item database. The item database
  1059. maintains information on item descriptions, classifications, discount schedules,
  1060. and unit prices.
  1061.  
  1062. The discount schedule field is tied to the five discount schedule fields on the
  1063. Customer screen. If an item is coded with a discount schedule number, the
  1064. discount percentage in the customer's corresponding schedule number is applied.
  1065. For example, suppose an item has the number 3 in the discount schedule field.
  1066. The discount percentage in discount schedule 3 for a particular customer will be
  1067. applied. The discount schedule allows the application of different discount
  1068. percentages to different classes of items. For example, a company may want to
  1069. apply one discount percentage against computer hardware items and another
  1070. discount percentage against computer software items. This company could code all
  1071. the computer hardware items with the number 1 in the discount schedule field on
  1072. the Item screen. They could code the number 2 in the discount schedule field on
  1073. computer software items. They would then for each customer enter the discount
  1074. percentages for hardware and software in discount schedules 1 and 2. The
  1075. discount schedule field on this screen can be left blank if there is no discount
  1076. to be applied.
  1077.  
  1078. The Cust Disc fields are tied to the Cust Type field on the Customer screen. If
  1079. a customer is coded with a customer type, the discount percentage in the
  1080. corresponding Cust Disc field is applied. For example, suppose a customer has
  1081. the number 1 in the customer type field. The discount percentage in the first
  1082. Cust Disc field on this screen will be applied.
  1083.  
  1084. It is possible for a customer to receive a discount based on the item class and
  1085. to receive a discount based on the customer type. In this case, both discounts
  1086. are summed and applied to the list price.
  1087.  
  1088. The system creates an index on the fields Major Category and Sub Category. This
  1089. index can be used to search for an item. Spelling is critical for these two
  1090.  
  1091. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   17
  1092.  
  1093.  
  1094. fields. For an item to come under the same Major Category and Sub Category, the
  1095. spelling for these fields for a subsequent item must be the same as the spelling
  1096. for a previous item. For example if an item is a Compaq computer and the value
  1097. entered for an item in the Major Category field is COMPUTER and the value
  1098. entered in the Sub Category field is COMPAQ, then subsequent items which are
  1099. Compaq computers should be coded with the same Major Category and Sub Category
  1100. field values.
  1101.  
  1102. The 10 price fields at the bottom of the screen allow you to enter different
  1103. prices when different quantities are purchased. It allows you to enter quantity
  1104. discount prices. If quantity discounts don't apply, simply enter one price. If
  1105. the From Qty And To Qty fields are left blank, they default to 1 and 999,999
  1106. respectively.
  1107.  
  1108. The Lot Size field is used to specify lot pricing. If an amount is entered in
  1109. this field, the price in the first price field is charged for a quantity up to
  1110. the lot size. For example, if the lot size is 16 and the first price field
  1111. contains $100, a quantity of 1 to 16 will be priced at $100. A quantity of 17
  1112. to 32 will be priced at $200 and so on.
  1113.  
  1114. The Cost field is used to store the cost of the item. This amount is used when
  1115. creating purchasing orders and is used to calculate the sales margin on the
  1116. Sales Margin report.
  1117.  
  1118. The Keep Inventory field must be 'Y' or 'N'. Entering a 'N' in this field will
  1119. identify an item as a non-inventory item. This is useful for items where you
  1120. don't want the computer to keep track of inventory.
  1121.  
  1122. When the quantity on hand for an inventory item falls below the minimum
  1123. quantity, the system will compute the reorder quantity. If the reorder quantity
  1124. is greater than zero, the item will appear on the Item Reorder report. The
  1125. formula for computing the reorder quantity is:
  1126.  
  1127. Max Qty - Qty On Hand + Backorder Qty - Qty On Order
  1128.  
  1129. Vendor is a field where suggested vendor(s) for the item can be entered.
  1130.  
  1131. The Qty On Hand, Min Qty, Max Qty, From Qty and To Qty fields will all accept
  1132. a decimal point for fractional quantities. The decimal point if needed should be
  1133. entered as part of the field.
  1134.  
  1135. The Last Update field is updated whenever a update is made to the item or
  1136. whenever the item is received on a purchase order.
  1137.  
  1138. The Last Sold field is updated whenever the item is sold on an invoice.
  1139.  
  1140. To add an item record:
  1141.  
  1142. (1)  Enter 'A' in the process code field
  1143. (2)  Fill in the fields
  1144. (3)  Press Enter
  1145.  
  1146.      The field Stock No is the key field and duplicates are not allowed.
  1147.      Negative prices (credit amounts) should be entered with a leading minus
  1148.      ('-') sign. If the unit price has 1 or more positions after the decimal
  1149.      point, the decimal point should be entered as part of the field. For
  1150.      example, 789.12 should be entered as 789.12
  1151.  
  1152.      The field Last Update is a protected field and is automatically filled with
  1153.      the current date.
  1154.  
  1155.  
  1156. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   18
  1157.  
  1158.  
  1159. To inquire on an item record:
  1160.  
  1161. (1)  Enter 'I' in the process code field
  1162. (2)  Fill in the Stock No field
  1163.                  or
  1164.      Position the cursor in the Stock No field and press the F8 key. This will
  1165.      bring up a pick list of major categories of items. Use the UpArrow,
  1166.      DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  1167.      category. When the highlight is at the proper major category, press Enter
  1168.      to select the major category. After a major category has been selected, a
  1169.      pick list of sub categories for the major category selected will be
  1170.      displayed. A selection is made from this pick list in the same manner as
  1171.      selecting a major category. After a sub category has been selected, a pick
  1172.      list of item descriptions for the sub category selected will be displayed.
  1173.      You can select the proper item from this pick list. After the proper item
  1174.      has been selected, the system will delete all the pick lists from the
  1175.      screen and leave the corresponding Stock No in the Stock No field. If you
  1176.      press Esc while in the item pick list, the sub category pick list will be
  1177.      displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you
  1178.      press Esc again, the major category pick list will be displayed and you can
  1179.      select another major category. Pressing Esc will always take you back to
  1180.      the previous pick list.
  1181. (3)  Press Enter
  1182.  
  1183.      After you have performed a successful inquiry, pressing the F4 key will
  1184.      bring up the previous item. Pressing the F5 key will bring up the next
  1185.      item. The system sorts all items by major category, sub category and stock
  1186.      number in determining which items come before or after an item. You can
  1187.      perform an add, update or delete on an item and then press the F4 or F5 key
  1188.      to get the next or previous item.
  1189.  
  1190. To update an item record:
  1191.  
  1192. (1)  Inquire on the item record that you wish to update
  1193. (2)  Enter 'U' in the process code field
  1194. (3)  Update the fields as needed. It is not necessary to re-enter fields where
  1195.      there are no changes.
  1196. (4)  Press Enter
  1197.  
  1198.      The field Stock No can be changed even though it's a key field. The only
  1199.      restriction is that the new value can't already exist in the database. The
  1200.      fields Major Category and Sub Category can also be changed even though
  1201.      they are index fields.
  1202.  
  1203. To delete an item record:
  1204.  
  1205. (1)  Inquire on the item record that you wish to delete
  1206. (2)  Enter 'D' in the process code field
  1207. (3)  Press Enter
  1208.  
  1209. To clear the screen, press F9.
  1210.  
  1211. To exit the screen, press Esc.
  1212.  
  1213. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   19
  1214.  
  1215.  
  1216.                               MASS PRICE CHANGES
  1217.  
  1218.  
  1219. The Chg Prices selection under the Items menu is used to make mass price
  1220. increases or decreases. Prices can be changed by major category, major/sub
  1221. category or for all items. When the system asks you for the % Price Chg it's
  1222. looking for a percentage. For example, 50.75 would mean increase the prices of
  1223. the selected items by 50.75%. -50.75 would mean decrease the prices of the
  1224. selected items by 50.75%. If the item contains quantity discount prices, all of
  1225. the prices will be updated. When the system asks you for the Decimal Positions
  1226. To Round To, it's looking for the number of decimal positions that should be in
  1227. the new price. For example, 0 would round the new price to the nearest dollar.
  1228. 2 would round the new price to the nearest cents.
  1229.  
  1230. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   20
  1231.  
  1232.  
  1233.                                    REPORTS
  1234.  
  1235.  
  1236. The following reports are available:
  1237.  
  1238. (1)  Customer
  1239.  
  1240.      (a)  Customer Information
  1241.      (b)  Customer Contacts
  1242.      (c)  Accounts Receivable Aging
  1243.      (d)  Month End Account Detail
  1244.      (e)  Customer Statements
  1245.      (f)  Reminder Notices
  1246.  
  1247. (2)  Item
  1248.  
  1249.      (a)  Item Information
  1250.      (b)  Price List
  1251.      (c)  Qty Disc Price List
  1252.  
  1253. (3)  Inventory
  1254.  
  1255.      (a)  Items To Reorder
  1256.      (b)  Items On Order
  1257.      (c)  Items Backordered
  1258.      (d)  Fillable Backorders
  1259.      (e)  Physical Inventory
  1260.  
  1261. (4)  Sales
  1262.  
  1263.      (a)  Sales By Item
  1264.      (b)  Sales By Category
  1265.      (c)  Sales By Customer
  1266.      (d)  Sales By Customer Type
  1267.      (e)  Sales By Margin
  1268.  
  1269. (5)  Labels
  1270.  
  1271.      (a)  Test Labels
  1272.      (b)  Customer Labels
  1273.      (c)  Vendor Labels
  1274.  
  1275. (6)  Vendor
  1276.  
  1277.      (a)  Vendor Information
  1278.      (b)  Vendor Contacts
  1279.  
  1280. (7)  PO
  1281.  
  1282.      (a)  Open POs
  1283.      (b)  PO Report
  1284.  
  1285. The Customer Information report prints a listing of customer information.
  1286.  
  1287. The Customer Contacts report lists a customer's name, phone number and primary
  1288. person to contact.
  1289.  
  1290. The Account Receivable Aging report prints a listing of the aging of customer
  1291. balances.
  1292.  
  1293. The Month End Account Detail report lists the activity for a customer for the
  1294.  
  1295. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   21
  1296.  
  1297.  
  1298. month. The Month End Account Detai report is usually printed by the Month End
  1299. Closing program. This is a reprint feature and should be run after you have
  1300. performed month end closing.
  1301.  
  1302. The Customer Statements report prints an account statement for each active
  1303. customer. Customer statements are usually printed by the Month End Closing
  1304. program. This is a reprint feature and should be run after you have performed
  1305. month end closing.
  1306.  
  1307. The Reminder Notices report prints reminder notices for customers.
  1308.  
  1309. The Item report prints a listing of item information.
  1310.  
  1311. The Price List report prints a report for each of the three customer types
  1312. consisting of the following fields:
  1313.  
  1314. (1)  Item Description
  1315. (2)  List Price
  1316. (3)  Discount
  1317. (4)  Net Price
  1318.  
  1319. The List Price is derived by applying the markup percentage to the price in the
  1320. first unit price field. This report only lists the first unit price for an item.
  1321.  
  1322. The Price List report also prints a report listing the cost of each item.
  1323.  
  1324. The Qty Disc Price List lists the quantity discount prices for items. The List
  1325. Prices are derived by applying the markup percentage to the unit prices.
  1326.  
  1327. The Items To Reorder report lists inventory items where the quantity on hand is
  1328. less than the minimum quantity and the quantity to reorder is greater than zero.
  1329. The quantity to reorder is calculated as follows:  Max Qty - Qty On Hand +
  1330. Backorder Qty - Qty On Order.
  1331.  
  1332. The Items On Order report lists inventory items where the quantity on order is
  1333. greater than zero.
  1334.  
  1335. The Items Backordered report lists by customer, items that are backordered.
  1336.  
  1337. The Fillable Backorders reports lists by customer, items that are backordered
  1338. which have sufficient stock on hand to completely or partially fill the
  1339. backorder.
  1340.  
  1341. The Physical Inventory report lists for inventory items the quantity on hand. It
  1342. includes room for a hand written physical count. This report is used when
  1343. performing a physical inventory. Non-inventory items are not listed.
  1344.  
  1345. The Sales By Item report lists in descending order, sales dollars by item.
  1346.  
  1347. The Sales By Category, Customer and Customer Type reports list in descending
  1348. order, sales dollars by category, customer and customer type respectively.
  1349.  
  1350. The Sales By Margin report lists in descending order, sales margin by item.
  1351.  
  1352. The Test Labels selection prints test labels on your printer. This selection
  1353. can be used to align the labels on your printer.
  1354.  
  1355. The Customer Labels selection prints customer labels. Labels can be printed by
  1356. major & sub categories and for customers with or without activity for a
  1357. specified time period.
  1358.  
  1359.  
  1360. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   22
  1361.  
  1362.  
  1363. The Vendor Labels selection prints customer labels. Labels can be printed by
  1364. major & sub categories and for vendors with or without activity for a specified
  1365. time period.
  1366.  
  1367. The Open POs report lists all POs that are open (all the items have not been
  1368. completely received). The report is sorted by PO date from the oldest to the
  1369. newest PO.
  1370.  
  1371. The PO reports lists all POs in the database regardless of whether they are open
  1372. or closed.
  1373.  
  1374. The Vendor Information report prints a listing of vendor information.
  1375.  
  1376. The Vendor Contacts report lists a vendor's name, phone number and primary
  1377. person to contact.
  1378.  
  1379.  
  1380.                          HOW TO VIEW A REPORT ONLINE
  1381.  
  1382.  
  1383. To go forward one page, press the PgDn key. To go backward one page, press the
  1384. PgUp key. If the report is greater than 80 columns wide, you can use the
  1385. LeftArrow key to scroll the report to the left. The RightArrow key scrolls the
  1386. report to the right. To go to the top of the report, press the Home key. To go
  1387. to the end of the report, press the End key.
  1388.  
  1389. To print the report to the printer, press F2. The system will pop up a window
  1390. and ask you for the starting and ending page numbers. If the starting page
  1391. number is left blank it will default to page 1. If the ending page number is
  1392. left blank it will default to the last page. Since each screen can only contain
  1393. 23, 41 or 48 lines, it is possible for a physical report page to take up more
  1394. than one screen. For example, it is possible that report page 1 may take 3
  1395. screen pages. When the system prompts you for the staring and ending page
  1396. numbers to print, it is looking for the physical report page numbers.
  1397.  
  1398. To exit from the online report viewer, press Esc.
  1399.  
  1400. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   23
  1401.  
  1402.  
  1403.                                   UTILITIES
  1404.  
  1405.  
  1406. A.  CHANGE GENERAL SETTINGS
  1407.  
  1408.  
  1409. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1410. ║                     Change General Settings                       ║
  1411. ╠═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1412. ║                                              Inquire/Update  [ ]            ║
  1413. ║                                                                             ║
  1414. ║             Last Quote #  [        ]                 Sort On Stock #?  [ ]  ║
  1415. ║           Last Invoice #  [        ]                Bill Back Orders?  [ ]  ║
  1416. ║                                                                             ║
  1417. ║  Quote/Invoice Template*  [        ]          Sort On Cust/Vendor Id?  [ ]  ║
  1418. ║          Label Template*  [        ]                     Cursor Speed  [ ]  ║
  1419. ║                                                                             ║
  1420. ║       Customer Type 1  [               ]         Pause Between Pages?  [ ]  ║
  1421. ║       Customer Type 2  [               ]   Auto Save Quotes/Invoices?  [ ]  ║
  1422. ║       Customer Type 3  [               ]        Database Backup Drive  [ ]  ║
  1423. ║                                                                             ║
  1424. ║   Quicken:  Bank Acct  [               ]             Include Cust Id?  [ ]  ║
  1425. ║                                                                             ║
  1426. ║          Company Name  [                              ]                     ║
  1427. ║   Print Control File*  [        ]                       Print To*  [     ]  ║
  1428. ║                                                                             ║
  1429. ║       Update Password  [        ]                 PO Template*  [        ]  ║
  1430. ║      Inquiry Password  [        ]                    Last PO #  [        ]  ║
  1431. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1432. F1 = Help                             F8 = Choices*    F9 = Clear    Esc = Quit
  1434.  
  1435.     To change general settings:
  1436.  
  1437.     (1)  Perform an inquiry by entering 'I' in the Process Code field and
  1438.          pressing Enter. When you first enter this screen from the Main Menu,
  1439.          the system performs an automatic inquiry.
  1440.  
  1441.     (2)  Enter 'U' in the Process Code field and update the fields as needed.
  1442.          Press Enter.
  1443.  
  1444.     (3)  Pick lists can be displayed for the following fields by positioning the
  1445.          cursor in the field and pressing the F8 key:
  1446.  
  1447.          (a)  Quote/Invoice Template
  1448.          (b)  Label Template
  1449.          (c)  Print Control File
  1450.          (d)  Print To
  1451.          (e)  PO Template
  1452.  
  1453.     (4)  Press Esc to exit this screen.
  1454.  
  1455.     The following is a description of the fields:
  1456.  
  1457.     (1)  Last Quote #
  1458.  
  1459.          This field contains the last quote number and can be updated to your
  1460.          starting quote number. The value in this field must be numeric. The
  1461.          system adds one to this field to determine the next quote number. The
  1462.          maximum quote number allowed is 99,999,999. If the maximum quote number
  1463.          is exceeded, the system will start over at 1.
  1464.  
  1465. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   24
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.     (2)  Sort On Stock #?
  1470.  
  1471.          The values for this field are 'Y' or 'N'. If this field contains 'Y',
  1472.          the item pick list will be sorted by the stock # and the stock # will
  1473.          be displayed in the pick list. If this field contains 'N', the item
  1474.          pick list will be sorted by the item description.
  1475.  
  1476.     (3)  Last Invoice #
  1477.  
  1478.          This field contains the last invoice number and can be updated to your
  1479.          starting invoice number. The value in this field must be numeric. The
  1480.          system adds one to this field to determine the next invoice number. The
  1481.          maximum invoice number allowed is 99,999,999. If the maximum invoice
  1482.          number is exceeded, the system will start over at 1.
  1483.  
  1484.     (4)  Bill Back Orders
  1485.  
  1486.          The values for this field are 'Y' or 'N'. If this field contains 'Y',
  1487.          back order quantities are priced on invoices. If this fields contains
  1488.          'N', back order quantities are not priced on invoices.
  1489.  
  1490.     (5)  Quote/Invoice Template
  1491.  
  1492.          This field contains the name of the quote/invoice template that is used
  1493.          on the Produce Quote/Invoice screen. If the current template is changed
  1494.          on the Produce Quote/Invoice screen, this field is automatically
  1495.          updated.
  1496.  
  1497.     (6)  Sort On Cust Id?
  1498.  
  1499.          The values for this field are 'Y' or 'N'. If this field contains 'Y',
  1500.          the customer pick list will be sorted by the customer id and the
  1501.          customer id will be displayed in the pick list. If this field contains
  1502.          'N', the customer pick list will be sorted by the customer name.
  1503.  
  1504.     (7)  Label Template
  1505.  
  1506.          This field contains the name of the template that is used when printing
  1507.          labels.
  1508.  
  1509.     (8)  Cursor Speed
  1510.  
  1511.          This field defines the cursor speed. It defines the speed at which the
  1512.          cursor moves when a key is held down. It contains a value between 0 and
  1513.          7. 0 is the slowest cursor speed and 7 is the fastest. The default
  1514.          cursor speed is too slow for most typists. This becomes apparent when
  1515.          trying to move the cursor across the screen in the System Editor. You
  1516.          can use this field to speed up the cursor. This feature is supported
  1517.          only on 286, 386, 486 and PS/2 computers. It is ignored on 8086 and
  1518.          8088 based computers.
  1519.  
  1520.     (9)  Customer Type 1 Thru 3
  1521.  
  1522.          These fields allow you to specify titles for the 3 customer types.
  1523.          These titles are printed on the Price List reports.
  1524.  
  1525.     (10) Pause Between Pages?
  1526.  
  1527.          The values for this field are 'Y' and 'N'. If you are using single
  1528.          sheet paper instead of continuous paper, enter 'Y' in this field. If
  1529.  
  1530. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   25
  1531.  
  1532.  
  1533.          this field contains 'Y', the system will pause after printing a page.
  1534.  
  1535.     (11) Auto Save Quotes/Invoices?
  1536.  
  1537.          The values for this field are 'Y' and 'N'. If this field contains 'Y',
  1538.          quotes/invoices on the Produce Quote/Invoice screen are automatically
  1539.          saved.
  1540.  
  1541.     (12) Database Backup Drive
  1542.  
  1543.          This field contains the letter of the disk drive that the system uses
  1544.          when backing up the Power Quote Database.
  1545.  
  1546.     (13) Bank Acct
  1547.  
  1548.          This field contains the name of the Quicken bank account under which to
  1549.          record payments on invoices. If you are not using the Quicken link,
  1550.          this field should be left blank.
  1551.  
  1552.     (14) Include Cust Id?
  1553.  
  1554.          The values for this field are 'Y' and 'N'. If this field contains 'Y',
  1555.          the customer names written to the Quicken interface file will contain
  1556.          the customer id. Use this option if you know that there are duplicate
  1557.          names in your customer database. Quicken can't tell the difference
  1558.          between two names that are spelled exactly the same. If you are not
  1559.          using the Quicken link, this field should be left blank.
  1560.  
  1561.     (15) Company Name
  1562.  
  1563.          This field contains the name of your company. This field in printed in
  1564.          report titles.
  1565.  
  1566.     (16) Print Control File
  1567.  
  1568.          This field contains the name of the current print control file. Print
  1569.          control files define the various print fonts used in templates. There
  1570.          are 4 default printer control files:
  1571.  
  1572.             EPSON:  Epson compatible printers
  1573.               IBM:  IBM compatible printers
  1574.          LASERJET:  Laserjet, Laserjet II and Laserjet IIP compatible printers
  1575.          LASERIII:  Laserjet III compatible printers
  1576.  
  1577.          You can also create your own print control files. See How To Use
  1578.          Different Print Fonts.
  1579.  
  1580.     (17) Print To
  1581.  
  1582.          This field contains the name of the printer to write output to. Valid
  1583.          values are:
  1584.  
  1585.          PRN:       parallel printer 1
  1586.          LPT1:      parallel printer 1
  1587.          LPT2:      parallel printer 2
  1588.          LPT3:      parallel printer 3
  1589.          AUX:       serial printer 1
  1590.          COM1:      serial printer 1
  1591.          COM2:      serial printer 2
  1592.  
  1593.     (18) Update And Inquiry Passwords
  1594.  
  1595. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   26
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.          If these fields are filled in, the user will be prompted for a
  1600.          password. Either password must be entered before any access to the
  1601.          system is allowed. A user entering the inquiry password can't perform
  1602.          any updates to the data but can do inquiries, run reports and produce
  1603.          quotes, invoices, letters and POs.
  1604.  
  1605.     (19) PO Template
  1606.  
  1607.          This field contains the name of the PO template that is used on the
  1608.          Produce PO screen. If the current template is changed on the Produce PO
  1609.          screen, this field is automatically updated.
  1610.  
  1611.     (20) Last PO #
  1612.  
  1613.          This field contains the last PO number and can be updated to your
  1614.          starting PO number. The value in this field must be numeric. The system
  1615.          adds one to this field to determine the next PO number. The maximum PO
  1616.          number allowed is 99,999,999. If the maximum PO number is exceeded, the
  1617.          system will start over at 1.
  1618.  
  1619.  
  1620. B.  CHANGE CUSTOMER/VENDOR SETTINGS
  1621.  
  1622.  
  1623. ╔════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  1624. ║                    Change Cust/Vendor Settings                   ║
  1625. ╠════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  1626. ║                                                                            ║
  1627. ║                                              Inquire/Update  [ ]           ║
  1628. ║                                                                            ║
  1629. ║                                                                            ║
  1630. ║                                                                            ║
  1631. ║     Charge Interest (Y/N)?  [ ]        Annual Finance Charge  [     ] %    ║
  1632. ║                                                                            ║
  1633. ║    Min Finance Charge  [      ]            Credit Limit  [          ]      ║
  1634. ║                                                                            ║
  1635. ║              Sales Tax  [     ] %            Terms  [               ]      ║
  1636. ║                                                                            ║
  1637. ║          FOB  [               ]           Ship Via  [               ]      ║
  1638. ║                                                                            ║
  1639. ║                                                                            ║
  1640. ║       Templates:   Statement*      Reminder Notice*       Letter*          ║
  1641. ║                    [        ]         [        ]        [        ]         ║
  1642. ║                                                                            ║
  1643. ║                                                                            ║
  1644. ║                                                                            ║
  1645. ╚════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  1646. F1 = Help                            F8 = Choices*    F9 = Clear    Esc = Quit
  1647.  
  1649.     To change customer/vendor settings:
  1650.  
  1651.     (1)  Perform an inquiry by entering 'I' in the Process Code field and
  1652.          pressing Enter. When you first enter this screen from the Main Menu,
  1653.          the system performs an automatic inquiry.
  1654.  
  1655.     (2)  Enter 'U' in the Process Code field and update the fields as needed.
  1656.          Press Enter.
  1657.  
  1658.     (3)  Pick lists can be displayed for the following fields by positioning the
  1659.  
  1660. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   27
  1661.  
  1662.  
  1663.          cursor in the field and pressing the F8 key:
  1664.  
  1665.          (a)  Statement Template
  1666.          (b)  Reminder Notice Template
  1667.          (c)  Letter Template
  1668.  
  1669.     (4)  Press Esc to exit this screen.
  1670.  
  1671.     The following is a description of the fields:
  1672.  
  1673.     (1)  Charge Interest
  1674.  
  1675.          This field contains 'Y' or 'N' and is the default value for this field
  1676.          on the Customer screen. This field determines whether a customer is
  1677.          charged interest on past due balances.
  1678.  
  1679.     (2)  Annual Finance Charge
  1680.  
  1681.          This field contains the annual interest rate charged on past due
  1682.          accounts. This rate divided by 12 is applied to past due balances each
  1683.          month/period.
  1684.  
  1685.     (3)  Minimum Finance Charge
  1686.  
  1687.          This is the minimum finance charge.
  1688.  
  1689.     (4)  Credit Limit
  1690.  
  1691.          This is the default value for this field on the Customer screen.
  1692.  
  1693.     (5)  Sales Tax
  1694.  
  1695.          This is the default value for this field on the Customer and Vendor
  1696.          screens.
  1697.  
  1698.     (6)  Terms
  1699.  
  1700.          This is the default value for this field on the Customer and Vendor
  1701.          screens. This field contains the terms of the invoice/purchase order.
  1702.  
  1703.     (7)  FOB
  1704.  
  1705.          This is the default value for this field on the Customer and Vendor
  1706.          screens. This field contains the free on board point.
  1707.  
  1708.     (8)  Ship Via
  1709.  
  1710.          This is the default value for this field on the Customer and Vendor
  1711.          screens. This field contains the method of shipment.
  1712.  
  1713.     (9)  Statement Template
  1714.  
  1715.          This field contains the name of the template that is used when printing
  1716.          customer statements.
  1717.  
  1718.     (10) Reminder Notice Template
  1719.  
  1720.          This field contains the name of the template that is used when printing
  1721.          customer reminder notices.
  1722.  
  1723.     (11) Letter Template
  1724.  
  1725. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   28
  1726.  
  1727.  
  1728.  
  1729.          This field contains the name of the template that is used when creating
  1730.          customer letters.
  1731.  
  1732.  
  1733. C.  SYSTEM EDITOR
  1734.  
  1735.     Entering And Editing Text:
  1736.     --------------------------
  1737.  
  1738.     You enter text in the System Editor in much the same way as you enter text
  1739.     on a typewriter, and most of the keys on the keyboard behave in the same
  1740.     fashion (pressing Enter terminates a text line, for example). But there are
  1741.     many important differences.
  1742.  
  1743.     The cursor always indicates where new text will be entered, and you can move
  1744.     the cursor in a number of ways (the commands to do so are described later).
  1745.     You can correct mistakes quickly and easily using the delete commands. You
  1746.     can locate a particular string of text with the Find command and optionally
  1747.     replace it with another string using the Find-and-replace command.
  1748.  
  1749.  
  1750.     Quick Command Reference:
  1751.     ------------------------
  1752.  
  1753.     Function                                Keystrokes
  1754.     ---------------------------------------------------------------------------
  1755.  
  1756.     Character left                          Left Arrow
  1757.     Character right                         Right Arrow
  1758.     Line up                                 Up Arrow
  1759.     Line down                               Down Arrow
  1760.     Scroll up                               Ctrl-W
  1761.     Scroll down                             Ctrl-Z
  1762.     Page up                                 PgUp
  1763.     Page down                               PgDn
  1764.     Beginning of file                       Ctrl-PgUp
  1765.     End of file                             Ctrl-PgDn
  1766.     Beginning of line                       Home
  1767.     End of line                             End
  1768.     New line                                Enter
  1769.     Insert line                             Ctrl-N
  1770.     Delete current character                Del
  1771.     Delete character left                   Backspace
  1772.     Delete to end of line                   Ctrl-QY
  1773.     Delete line                             Ctrl-Y
  1774.     Find                                    Ctrl-QF
  1775.     Find-and-replace                        Ctrl-QA
  1776.     Find next                               Ctrl-L
  1777.     Begin block                             F7
  1778.     End block                               F8
  1779.     Copy block                              Ctrl-KC
  1780.     Move block                              Ctrl-KV
  1781.     Delete block                            Ctrl-KY
  1782.     Hide block                              Ctrl-KH
  1783.     Read block from file                    Ctrl-KR
  1784.     Write block to file                     Ctrl-KW
  1785.     Print block                             Ctrl-KP
  1786.     Toggle insert mode                      Ins
  1787.     Toggle autoindent mode                  Ctrl-QI
  1788.     Save changes and print current file     F2
  1789.  
  1790. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   29
  1791.  
  1792.  
  1793.     Exit editor without saving changes      Esc
  1794.     Exit editor saving changes              F10
  1795.  
  1796.     Note:  When the notation Ctrl precedes another key, it means that you hold
  1797.     down the Ctrl key and press the second key. In the case of commands using
  1798.     Ctrl and two keystrokes (for example, Ctrl-QF), you hold Ctrl down only
  1799.     while you press the first key, not the second.
  1800.  
  1801.  
  1802.     The Editing Screen:
  1803.     -------------------
  1804.  
  1805.     The top line of any editing screen is always a status line providing the
  1806.     following information:
  1807.  
  1808.       Command Echo
  1809.  
  1810.       When the first key of a command assigned to two keystrokes is pressed, the
  1811.       keystroke is echoed at the left edge of the status line. For example, if
  1812.       you start to enter a command that begins with Ctrl-Q (such as Ctrl-QF), ^Q
  1813.       will appear until the second keystroke has been entered.
  1814.  
  1815.       Line n
  1816.  
  1817.       Shows the number of the line containing the cursor, counted from the start
  1818.       of the file.
  1819.  
  1820.       Col n
  1821.  
  1822.       Shows the column number containing the cursor.
  1823.  
  1824.       Insert
  1825.  
  1826.       Indicates that Insert mode is in effect.
  1827.  
  1828.       Indent
  1829.  
  1830.       Indicates that Autoindent mode is in effect. Ctrl-QI toggles autoindent on
  1831.        and off; refer to the Toggle autoindent command.
  1832.  
  1833.       X:FILENAME.EXT
  1834.  
  1835.       The drive, name, and extension of the file being edited. Although the
  1836.       editor accepts path designations--for example, C:\DOS\SAMPLE.DOC--the path
  1837.       name will not be displayed on the status line.
  1838.  
  1839.  
  1840.     Basic Movement Commands:
  1841.     ------------------------
  1842.  
  1843.     Character left                         Left arrow
  1844.  
  1845.     Moves the cursor one character to the left. When the cursor reaches column
  1846.     1, it stops.
  1847.  
  1848.     Character right                        Right arrow
  1849.  
  1850.     Moves the cursor one character to the right. When the cursor reaches the
  1851.     right-hand edge of the screen, the text starts scrolling horizontally until
  1852.     it reaches the extreme right edge of the line (column 248), where it stops.
  1853.  
  1854.  
  1855. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   30
  1856.  
  1857.  
  1858.     Line up                                Up arrow
  1859.  
  1860.     Moves the cursor to the line above. If the cursor is on the top line of the
  1861.     screen, the screen scrolls down one line.
  1862.  
  1863.     Line down                              Down arrow
  1864.  
  1865.     Moves the cursor to the line below. If the cursor is on the next-to-last
  1866.     line of the screen, the screen scrolls up one line.
  1867.  
  1868.     Scroll up                              Ctrl-W
  1869.  
  1870.     Scrolls up toward the beginning of the file, one line at a time. The cursor
  1871.     remains on its line until it reaches the bottom of the screen.
  1872.  
  1873.     Scroll down                            Ctrl-Z
  1874.  
  1875.     Scrolls down toward the end of the file, one line at a time. The cursor
  1876.     remains on its line until it reaches the top of the screen.
  1877.  
  1878.     Page up                                PgUp
  1879.  
  1880.     Moves the cursor one page up with an overlap of one line.
  1881.  
  1882.     Page down                              PgDn
  1883.  
  1884.     Moves the cursor one page down with an overlap of one line.
  1885.  
  1886.     Beginning of file                      Ctrl-PgUp
  1887.  
  1888.     Moves the cursor to the first character in the file.
  1889.  
  1890.     End of file                            Ctrl-PgDn
  1891.  
  1892.     Moves the cursor just beyond the last character in the file.
  1893.  
  1894.     Beginning of line                      Home
  1895.  
  1896.     Moves the cursor to column 1 of the current line.
  1897.  
  1898.     End of line                            End
  1899.  
  1900.     Moves the cursor to the end of the current line (the position following the
  1901.     last nonblank character on the line). Trailing blanks are always removed
  1902.     from all lines to preserve space.
  1903.  
  1904.  
  1905.     Insert And Delete Commands:
  1906.     ---------------------------
  1907.  
  1908.     New line                               Enter
  1909.  
  1910.     In Insert mode, this command inserts a line break at the cursor's position.
  1911.     If Autoindent mode is in effect, the cursor moves to the next line and to
  1912.     the same column as the first nonblank character in the previous line;
  1913.     otherwise, it moves to column 1 of the new line.
  1914.  
  1915.     In Overwrite mode, this command moves the cursor to column 1 of the next
  1916.     line without inserting a new line, whether Autoindent mode is in effect or
  1917.     not.
  1918.  
  1919.  
  1920. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   31
  1921.  
  1922.  
  1923.     Insert line                            Ctrl-N
  1924.  
  1925.     Inserts a new line break at the cursor's position. The cursor does not move.
  1926.  
  1927.     Delete current character               Del
  1928.  
  1929.     Deletes the character over the cursor and moves any characters to the right
  1930.     of the cursor one position to the left.
  1931.  
  1932.     Delete character left                  Backspace
  1933.  
  1934.     Moves the cursor one character to the left and deletes the character
  1935.     positioned there. Any characters to the right of the cursor are moved one
  1936.     position to the left. If the cursor is at column 1 at the time the command
  1937.     is given, the invisible end-of-line marker for the previous line is deleted
  1938.     instead, and the two lines are joined.
  1939.  
  1940.     Delete to the end of the line          Ctrl-QY
  1941.  
  1942.     Deletes all text from the position of the cursor to the end of line.
  1943.  
  1944.     Delete Line                            Ctrl-Y
  1945.  
  1946.     Deletes the line containing the cursor and moves any line below it up one
  1947.     line. The cursor moves to column 1 of the next line.
  1948.  
  1949.  
  1950.     Block Commands:
  1951.     ---------------
  1952.  
  1953.     A block is any arbitrarily defined, contiguous unit of text; a block can be
  1954.     as small as a single character or as large as an entire file. Mark a block
  1955.     by placing a begin-block marker at the first character in the desired block
  1956.     and an end-block marker just beyond the last character. Once marked, the
  1957.     block can be copied, moved, deleted, or written to a file.
  1958.  
  1959.     Although marked blocks are normally highlighted, the block may be "hidden"
  1960.     (or made visible) with the Hide block command. Many of the block-
  1961.     manipulation commands described here work only when the block is being
  1962.     displayed.
  1963.  
  1964.     Begin block                            F7
  1965.  
  1966.     Marks the beginning of a block. The marker itself is not visible on the
  1967.     screen, and the block becomes visible only when the end-block marker is set.
  1968.  
  1969.     End block                              F8
  1970.  
  1971.     Marks the end of a block. Like the begin-block marker, the end-block marker
  1972.     is invisible, and the block itself will not be displayed unless both markers
  1973.     are set.
  1974.  
  1975.     Copy block                             Ctrl-KC
  1976.  
  1977.     Creates a copy of a marked and displayed block at the current cursor
  1978.     position. The original block is left unchanged, and the markers are placed
  1979.     around the new copy of the block.
  1980.  
  1981.     Move block                             Ctrl-KV
  1982.  
  1983.     Moves a marked and displayed block from its current position to the cursor's
  1984.  
  1985. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   32
  1986.  
  1987.  
  1988.     position. The markers remain around the block at its new position.
  1989.  
  1990.     Delete block                           Ctrl-KY
  1991.  
  1992.     Deletes a marked and displayed block.
  1993.  
  1994.     Hide block
  1995.  
  1996.     Toggles off and on the visual marking of a block. Block-manipulation
  1997.     commands work only when the block is being displayed.
  1998.  
  1999.     Read block from file                   Ctrl-KR
  2000.  
  2001.     Reads a file into the text at the cursor's current position exactly as if it
  2002.     were copied from another part of the text. The file read in is marked as a
  2003.     block. When you use this command, you are prompted for the name of the file
  2004.     to read. If you have used this command earlier in the editing session, the
  2005.     last file name entered will be displayed. You may enter a new file name,
  2006.     make minor changes to the one displayed using the BackSpace key, or accept
  2007.     it by pressing Enter. The file specified may be any legal file name,
  2008.     including a drive and / or path identifier. Cancel the command by pressing
  2009.     Ctrl-U.
  2010.  
  2011.     Write block to file                    Ctrl-KW
  2012.  
  2013.     Writes the currently marked block to a file. The block is left unchanged,
  2014.     and the block markers remain in place. You are first prompted for a file
  2015.     name. The file specified can be any legal file name, including a drive and /
  2016.     or path identifier. You should avoid using file names with the extension
  2017.     .BAK, because this extension is used by the editor when creating backup
  2018.     files. If the file specified already exists, you are asked if you want to
  2019.     overwrite it. If you press N (for No), you can enter a new file name, make
  2020.     minor changes to the current one using the BackSpace key, or cancel the
  2021.     command by pressing Ctrl-U. If no block is marked, this command is ignored.
  2022.  
  2023.     Print                                  Ctrl-KP
  2024.  
  2025.     Prints the currently marked (and displayed) block on the default printer. If
  2026.     no block is marked or if the marked block is hidden, the entire file is
  2027.     printed.
  2028.  
  2029.  
  2030.     Miscellaneous Commands:
  2031.     -----------------------
  2032.  
  2033.     Toggle insert mode                     Ins
  2034.  
  2035.     Selects Insert or Overwrite mode. In Insert mode, text to the right of the
  2036.     cursor is moved to the right as new text is entered. In Overwrite mode, any
  2037.     text above the cursor is overwritten when new text is entered.
  2038.  
  2039.     Toggle autoindent                      Ctrl-QI
  2040.  
  2041.     When Autoindent mode is in effect, the New line command (Enter) will move
  2042.     the cursor to the next row and to the same column as the first nonblank
  2043.     character on the previous line.
  2044.  
  2045.     Find                                   Ctrl-QF
  2046.  
  2047.     Lets you search for a string of up to 30 characters. When you enter this
  2048.     command, the status line is cleared and you will be asked for a search
  2049.  
  2050. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   33
  2051.  
  2052.  
  2053.     string. The last search string entered (if any) will be displayed. You can
  2054.     select it again by pressing Enter, edit it, or enter a new search string.
  2055.     When editing strings, Backspace deletes the previous character, Ctrl-R
  2056.     restores the previous string, Ctrl-S moves the cursor to the left, and
  2057.     Ctrl-D moves the cursor to the right. Esc will cancel a search command.
  2058.  
  2059.     After the search string is entered, you must specify your search options.
  2060.     The options you used last, if any, are displayed. You can enter new options
  2061.     (canceling the old ones), edit the current options, or select them again by
  2062.     pressing Enter. The following options are available:
  2063.  
  2064.     B  Searches backwards from the current cursor position toward the beginning
  2065.     of the file.
  2066.  
  2067.     n  n may be any number. Find the nth occurrence of the search string,
  2068.     counted from the current position of the cursor.
  2069.  
  2070.     U  Ignore case; treats all alphabetic characters as if they were uppercase.
  2071.  
  2072.     W  Searches for whole words only; skips matching patterns embedded in other
  2073.        words.
  2074.  
  2075.     If the text contains a target match the search string, the cursor is
  2076.     positioned at the end of the target.
  2077.  
  2078.     Find and replace                       CtrlQA
  2079.  
  2080.     This operation works the same as the Find command, except that you can
  2081.     replace the "found" string with any other string up to 30 characters. After
  2082.     entering the search string, you are asked to enter the replacement string.
  2083.     The last replacement string, if any, will be displayed; you can accept it,
  2084.     edit it, or enter a new string.
  2085.  
  2086.     Finally, you are prompted for options. The options you used last are
  2087.     displayed at first. You can enter new options (canceling the old ones), edit
  2088.     the current options with the Backspace key, or select the same options by
  2089.     pressing Enter. The options available are the same as those for the Find
  2090.     command with the exception of th following:
  2091.  
  2092.     G  Searches globally. The entire file is scanned for the search string,
  2093.        regardless of the current position of the cursor. The search starts at
  2094.        the beginning of the file if searching forwards; at the end if searching
  2095.        backwards.
  2096.  
  2097.     N  Replaces without asking. Does not prompt for confirmation at each
  2098.        occurrence of the search string.
  2099.  
  2100.     If the text contains a target matching the search string, the cursor is
  2101.     positioned at the end of the target. You are then asked if you wish to
  2102.     replace it. Press Y to replace it, or N to ignore it. Yo can abort the
  2103.     operation by pressing Ctrl-U. If you selected the N (no prompting) option,
  2104.     this question will not be asked.
  2105.  
  2106.     Find next                              Ctrl-L
  2107.  
  2108.     Repeats the last search operation. If the last search command called for a
  2109.     Find operation, the same search string and options will be repeated; for a
  2110.     Find-and-replace operation, the replacement string will be reused as well.
  2111.  
  2112.     Saves changes and print file           F2
  2113.  
  2114.  
  2115. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   34
  2116.  
  2117.  
  2118.     Saves changes made to the file, prints the file to the printer and exits the
  2119.     editor.
  2120.  
  2121.     Exit editor without saving changes     F9
  2122.  
  2123.     If changes have been made to the file, you are prompted as to whether you
  2124.     wish to save these changes. Press Y to save the changes and exit the editor.
  2125.     Press N to exit the editor with saving the changes.
  2126.  
  2127.     Save changes and exit editor           F10
  2128.  
  2129.     Saves changes made to the file and exits the editor.
  2130.  
  2131.  
  2132. D.  BACKUP/RESTORE
  2133.  
  2134.     It is strongly recommended that the Power Quote database be backed up
  2135.     periodically. Option C under the Utilities selection on the Main Menu can be
  2136.     used to backup and restore the Power Quote database.
  2137.  
  2138.     The disk drive that the system uses to backup the database is specified on
  2139.     the Change General Settings screen (option A under the Utilities selection).
  2140.     The backup disk drive can't be the same as the drive where Power Quote is
  2141.     located.
  2142.  
  2143.     The backup diskette must be formatted. The system erases all existing files
  2144.     on the backup diskette and writes the database to the root directory. If the
  2145.     backup diskette runs out of space, the system will automatically prompt you
  2146.     to insert additional diskettes.
  2147.  
  2148.     The system will only restore backups that were created with the current
  2149.     version. This means that you should make a new backup of the Power Quote
  2150.     database every time you install a new version of the system.
  2151.  
  2152.  
  2153. E.  TEMPLATES
  2154.  
  2155.     This option is used to edit, create and delete templates. If Edit or Delete
  2156.     Template is selected, the system will display a pick list of available
  2157.     templates. If Create Template is selected, the system will ask for the name
  2158.     of the template to create. Enter a 1 to 8 character name. Do not include a
  2159.     file extension. The system automatically appends .TPL to the name.
  2160.  
  2161.  
  2162. F.  IMPORT/EXPORT
  2163.  
  2164.     This option loads data into the Power Quote database from an external ascii
  2165.     file (import) and writes the Power Quote database to an external ascii file
  2166.     (export).
  2167.  
  2168.     Data is imported/exported from the file \datasubdir\PCQUOTE.EXP where
  2169.     \datasubdir\ is the name of the sub-directory where you told Power Quote to
  2170.     keep the database. The layout of of this file is as follows:
  2171.  
  2172.  
  2173.                               ITEM RECORD LAYOUT
  2174.  
  2175.     Field Name                Field Size                 Comments
  2176.  
  2177.     Record Id                      1               Contains the literal '1'
  2178.     Major Category                15               Must be upper case
  2179.  
  2180. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   35
  2181.  
  2182.  
  2183.     Sub Category                  15               Must be upper case
  2184.     Stock Number                  15               Must be upper case
  2185.     Description                   40
  2186.     Discount Schedule              1               Must be 1 thru 5
  2187.     Unit Prices (occurs 10 times)
  2188.       From Quantity                7               Must be numeric. Include
  2189.                                                    decimal point if applicable.
  2190.       To Quantity                  7               Must be numeric. Include
  2191.                                                    decimal point if applicable.
  2192.       Unit Price                  10               Must be numeric. Include
  2193.                                                    decimal point if applicable.
  2194.     Last Update                    8               format MMDDYYYY
  2195.     Customer Discount 1            5               Must be numeric. Include
  2196.                                                    decimal point if applicable.
  2197.     Customer Discount 2            5               Must be numeric. Include
  2198.                                                    decimal point if applicable.
  2199.     Customer Discount 3            5               Must be numeric. Include
  2200.                                                    decimal point if applicable.
  2201.     Markup Percent                 5               Must be numeric. Include
  2202.                                                    decimal point if applicable.
  2203.     Minimum Quantity               7               Must be numeric. Include
  2204.                                                    decimal point if applicable.
  2205.     Maximum Quantity               7               Must be numeric. Include
  2206.                                                    decimal point if applicable.
  2207.     Quantity On Hand               7               Must be numeric. Include
  2208.                                                    decimal point if applicable.
  2209.     YTD Quantity Sold              7               Must be numeric. Include
  2210.                                                    decimal point if applicable.
  2211.     Keep Inventory                 1               Must be Y or N.
  2212.     Vendor Name                   40
  2213.     Taxable                        1               Must be Y or N.
  2214.     Cost                          10               Must be numeric. Include
  2215.                                                    decimal point if applicable.
  2216.     Last Sold                      8               format MMDDYYYY
  2217.     Vendor Stock Number           15
  2218.     Back Order Quantity            7               Must be numeric. Include
  2219.                                                    decimal point if applicable.
  2220.     Total Sales                   11               Must be numeric. Include
  2221.                                                    decimal point if applicable.
  2222.     Total Cost Of Sales           11               Must be numeric. Include
  2223.                                                    decimal point if applicable.
  2224.  
  2225.  
  2226.                             CUSTOMER RECORD LAYOUT
  2227.  
  2228.     Field Name                Field Size                 Comments
  2229.  
  2230.     Record Id                      1               Contains the literal '2'
  2231.     Major Category                15               Must be upper case
  2232.     Sub Category                  15               Must be upper case
  2233.     Customer Id                   15               Must be upper case
  2234.     Bill To Customer Name         30
  2235.     Bill To Address Line 1        30
  2236.     Bill To Address Line 2        30
  2237.     Bill To Address Line 3        30
  2238.     Bill To Attention             30
  2239.     Phone Number 1                20
  2240.     Phone Number 2                20
  2241.     Sales Tax Rate                 5               Must be numeric. Include
  2242.                                                    decimal point if applicable.
  2243.     Discount Schedule 1            5               Must be numeric. Include
  2244.  
  2245. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   36
  2246.  
  2247.  
  2248.                                                    decimal point if applicable.
  2249.     Discount Schedule 2            5               Must be numeric. Include
  2250.                                                    decimal point if applicable.
  2251.     Discount Schedule 3            5               Must be numeric. Include
  2252.                                                    decimal point if applicable.
  2253.     Discount Schedule 4            5               Must be numeric. Include
  2254.                                                    decimal point if applicable.
  2255.     Discount Schedule 5            5               Must be numeric. Include
  2256.                                                    decimal point if applicable.
  2257.     Last Activity                  8               format MMDDYYYY
  2258.     Customer Type                  1               Must be 1 thru 4 (4 = Cost)
  2259.     Ship To Customer Name         30
  2260.     Ship To Address Line 1        30
  2261.     Ship To Address Line 2        30
  2262.     Ship To Address Line 3        30
  2263.     Ship To Attention             30
  2264.     Customer Comment              40
  2265.     Charge Interest                1               Must be Y or N.
  2266.     Terms                         15
  2267.     FOB                           15
  2268.     Ship Via                      15
  2269.     Previous Balance              10               Must be numeric. Include
  2270.                                                    decimal point if applicable.
  2271.     Credit Limit                  10               Must be numeric. Include
  2272.                                                    decimal point if applicable.
  2273.     Tax Exempt No                 15
  2274.     Balance:  Current             10               Must be numeric. Include
  2275.                                                    decimal point if applicable.
  2276.     Balance:  30 - 60 Days        10               Must be numeric. Include
  2277.                                                    decimal point if applicable.
  2278.     Balance:  61 - 90 Days        10               Must be numeric. Include
  2279.                                                    decimal point if applicable.
  2280.     Balance:  Over 90 Days        10               Must be numeric. Include
  2281.                                                    decimal point if applicable.
  2282.                                                    The sum of of Balance
  2283.                                                    Current, 30-60, 61-90 and
  2284.                                                    over 90 must equal Previous
  2285.                                                    Balance.
  2286.     Total Sales                   11               Must be numeric. Include
  2287.                                                    decimal point if applicable.
  2288.  
  2289.  
  2290.                              VENDOR RECORD LAYOUT
  2291.  
  2292.     Field Name                Field Size                 Comments
  2293.  
  2294.     Record Id                      1               Contains the literal '3'
  2295.     Major Category                15               Must be upper case
  2296.     Sub Category                  15               Must be upper case
  2297.     Customer Id                   15               Must be upper case
  2298.     Bill To Customer Name         30
  2299.     Bill To Address Line 1        30
  2300.     Bill To Address Line 2        30
  2301.     Bill To Address Line 3        30
  2302.     Bill To Attention             30
  2303.     Phone Number 1                20
  2304.     Phone Number 2                20
  2305.     Sales Tax Rate                 5               Must be numeric. Include
  2306.                                                    decimal point if applicable.
  2307.     Last Activity                  8               format MMDDYYYY
  2308.     Ship To Customer Name         30
  2309.  
  2310. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   37
  2311.  
  2312.  
  2313.     Ship To Address Line 1        30
  2314.     Ship To Address Line 2        30
  2315.     Ship To Address Line 3        30
  2316.     Ship To Attention             30
  2317.     Customer Comment              40
  2318.     Terms                         15
  2319.     FOB                           15
  2320.     Ship Via                      15
  2321.  
  2322.     Do not use the import feature to bypass the edits on the customer, vendor
  2323.     and item screens. The import program only checks for duplicate customer/
  2324.     vendor ids and stock numbers. The program will ask you whether you wish to
  2325.     replace customers, vendors and items that already exist in the database. If
  2326.     you answer with 'N', duplicate imported data will be rejected. If you answer
  2327.     with 'Y', all information for customers, vendors and items that already
  2328.     exist in the database will be replaced except for the following fields:
  2329.  
  2330.         Items:  Last Update, Quantity On Hand, YTD Quantity Sold, Back Order
  2331.                 Quantity, Last Sold, Total Sales, Total Cost Of Sales
  2332.  
  2333.     Customers:  Last Activity, Previous Balance, Balance: Current,
  2334.                 Balance: 30 - 60 Days, Balance: 61 - 90 Days,
  2335.                 Balance: Over 90 Days
  2336.  
  2337.       Vendors:  Last Activity
  2338.  
  2339.  
  2340. G.  EXECUTING DOS COMMANDS
  2341.  
  2342.     This selection loads the DOS Command Interpreter. This Interpreter can be
  2343.     used to execute DOS commands and other DOS programs without exiting Power
  2344.     Quote. To return to Power Quote from the Interpreter, type EXIT and press
  2345.     Enter.
  2346.  
  2347.     Any DOS program that is run by the Interpreter is loaded into memory beneath
  2348.     Power Quote. This means that large programs will probably run out of memory.
  2349.  
  2350.     Memory resident programs such as MODE.COM should not be loaded using the
  2351.     Interpreter. For memory resident programs, you should exit Power Quote and
  2352.     then load them.
  2353.  
  2354.     Do not attempt to return to Power Quote while you're in the Interpreter by
  2355.     typing QUOTE and pressing Enter. This will load a secondary copy of Power
  2356.     Quote and will eventually cause you to run out of memory. The proper way to
  2357.     return to Power Quote from the Interpeter is to type EXIT and press Enter.
  2358.  
  2359.  
  2360. H.  Database Utilities
  2361.  
  2362.     This selection has the following options:
  2363.  
  2364.     A -> Rebuild Index
  2365.     B -> Erase Database
  2366.     C -> Zero YTD Totals
  2367.  
  2368.     Power Quote automatically maintains index files for the customer and item
  2369.     information. These indexes enable you to find customers and items quickly.
  2370.     Sometimes, the indexes get out of synch with the data files. When that
  2371.     happens, you need to reindex. Option A is used to reindex the Power Quote
  2372.     database.
  2373.  
  2374.  
  2375. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   38
  2376.  
  2377.  
  2378.     Here are some reasons why you would want to reindex your database:
  2379.  
  2380.     o  You accidently erase some index files (those ending in .KEY).
  2381.  
  2382.     o  You accidently erase some quote/invoice/PO files (those ending in .QUO,
  2383.        .INV or .PO)
  2384.  
  2385.     o  You get an error message such as Turbo Access Fatal Error 100.
  2386.  
  2387.     o  You can't find a record and you know you didn't delete it.
  2388.  
  2389.     o  You see duplicate entries in the customer or item pick lists.
  2390.  
  2391.     o  You get a different record than the one you tried to call up.
  2392.  
  2393.     o  You deleted a lot of customers and/or item records and you want to
  2394.        reclaim the disk space occupied by these records.
  2395.  
  2396.     Since you can't hurt anything by reindexing, the general rule is:  When
  2397.     in doubt, reindex!
  2398.  
  2399.     Option B is used to erase all the data from the Power Quote database. This
  2400.     is useful when you wish to erase the database and start fresh with new data.
  2401.     This option can be used to erase the test database.
  2402.  
  2403.     Option C is used to set the YTD sales totals on the database to zero. This
  2404.     should be performed at the beginning of your business year.
  2405.  
  2406.  
  2407. I.  Clear Quicken File
  2408.  
  2409.     This selection is used to clear the Quicken interface file once you have
  2410.     imported the invoice/payment information to Quicken. Since Power Quote
  2411.     always adds new invoice/payment information to the end of this file, this
  2412.     file needs to be cleared once the information has been transferred to
  2413.     Quicken.
  2414.  
  2415.  
  2416. J.  Chg Transaction Date
  2417.  
  2418.     The date displayed in the upper right hand corner of the Power Quote Main
  2419.     Menu is the date used in all transactions and reports. This date defaults
  2420.     to the current date. This selection is used to change the transaction date
  2421.     to a date other than the current date.
  2422.  
  2423. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   39
  2424.  
  2425.  
  2426.                            HOW TO PRODUCE A LETTER
  2427.  
  2428.  
  2429. ╔═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2430. ║                           Produce Letter                          ║
  2431. ╠═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2432. ║                                                                             ║
  2433. ║                                                                             ║
  2434. ║                                                                             ║
  2435. ║      Cust/Vendor Id*  [               ]                                     ║
  2436. ║                                                                             ║
  2437. ║                                                                             ║
  2438. ║                Name   [                              ]                      ║
  2439. ║                                                                             ║
  2440. ║                                                                             ║
  2441. ║             Address   [                              ]                      ║
  2442. ║                       [                              ]                      ║
  2443. ║                       [                              ]                      ║
  2444. ║                                                                             ║
  2445. ║                                                                             ║
  2446. ║             Subject   [                                        ]            ║
  2447. ║                                                                             ║
  2448. ║                                                                             ║
  2449. ║                                                                             ║
  2450. ╚═════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2451. F1=Help      F5=Letter     F6=Menu      F8=Choices*      F9=Clear      Esc=Quit
  2452.  
  2454. The first step in creating a letter is to select the customer/vendor. You can
  2455. enter the customer/vendor id in the Cust/Vendor Id field or press the F8 key
  2456. when the cursor is at the Cust/Vendor Id field.
  2457.  
  2458. Pressing the F8 key will bring up a pick list of available customers/vendors.
  2459. Use the UpArrow, DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the
  2460. proper customer/vendor. When the highlight is at the proper customer/vendor,
  2461. press Enter to select the customer/vendor. The system will fill in the name and
  2462. address fields.
  2463.  
  2464. If the customer/vemdor is new and doesn't exist in the database, assign a
  2465. customer/vendor id to the customer/vendor and enter it in the Cust/Vendor Id
  2466. field. Later, when you press F5 or Enter to create the letter, you will be given
  2467. the option to add this customer/vendor to the database.
  2468.  
  2469. Once you've selected a customer/vendor, the next step is to fill in the Subject
  2470. field and press the Enter or F5 key.
  2471.  
  2472. The system will take the created letter into the system editor. From here you
  2473. can type in the rest of the letter. Please refer to the instructions for the
  2474. System Editor on its operation.
  2475.  
  2476. When you return from the System Editor, the system will update the Last Activity
  2477. date field for the current customer/vendor.
  2478.  
  2479. Pressing the F6 key will display a menu.
  2480.  
  2481. Selection A allows you to the change the template that is used in creating
  2482. letters. If you change the template, the new template will become the default
  2483. template until you change it. The name of the current template is displayed in
  2484. the upper right hand corner of the screen.
  2485.  
  2486. Selection B allows you to re-edit or print out the last letter that was created
  2487.  
  2488. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   40
  2489.  
  2490.  
  2491. by the system.
  2492.  
  2493. To clear the screen, press F9.
  2494.  
  2495. To exit the screen, press Esc.
  2496.  
  2497. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   41
  2498.  
  2499.  
  2500.                          HOW TO USE THE VENDOR SCREEN
  2501.  
  2502.  
  2503. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2504. ║                            Vendor Info                             ║
  2505. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2506. ║                                                                              ║
  2507. ║                                   Add/Update/Delete/Inquire  [ ]             ║
  2508. ║                                                                              ║
  2509. ║       Vendor Id*  [               ]        Major Cat  [               ]      ║
  2510. ║         Sub Cat   [               ]        Sales Tax  [     ] %              ║
  2511. ║                                                                              ║
  2512. ║                      Vendor                             Ship To              ║
  2513. ║ Name    [                              ]    [                              ] ║
  2514. ║ Address [                              ]    [                              ] ║
  2515. ║         [                              ]    [                              ] ║
  2516. ║         [                              ]    [                              ] ║
  2517. ║ Attn:   [                              ]    [                              ] ║
  2518. ║                                                                              ║
  2519. ║         Comments  [                                        ]                 ║
  2520. ║  Phone No 1  [                    ]  Phone No 2  [                    ]      ║
  2521. ║                                                                              ║
  2522. ║            Terms  [               ]              FOB  [               ]      ║
  2523. ║         Ship Via  [               ]    Last Activity  [          ]           ║
  2524. ║                                                                              ║
  2525. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2526. F1 = Help    F4 = Prev    F5 = Next    F8 = Choices*    F9 = Clear    Esc = Quit
  2527.  
  2529. This screen is used to create and update the vendor database. This information
  2530. is used in producing purchase orders.
  2531.  
  2532. The system creates an index on the fields Major Category and Sub Category. This
  2533. index can be used to search for a vendor. Spelling is critical for these two
  2534. fields. For a vendor to come under the same Major Category and Sub Category,
  2535. the spelling for these fields for a subsequent vendor must be the same as the
  2536. spelling for a previous vendor. For example if a vendor is a computer dealer and
  2537. the value entered for the vendor in the Major Category field is COMPUTERS and
  2538. the value entered in the Sub Category field is MICROCOMPUTER, then subsequent
  2539. vendors who are computer dealers should be coded with the same Major Category
  2540. and Sub Category field values.
  2541.  
  2542. The field Last Activity records the date of the last activity for a vendor. It
  2543. is initialized to the current date when a vendor record is added. It is
  2544. automatically updated when any of the fields in a vendor record are changed and
  2545. and when a PO or letter is created for the vendor.
  2546.  
  2547. If any of the following fields are left blank, they are automatically filled in
  2548. with information from the Change Customer/Vendor Settings screen:
  2549.  
  2550. (1)  Sales Tax
  2551. (2)  Terms
  2552. (3)  FOB
  2553. (4)  Ship Via
  2554.  
  2555. The field Comments is for adding comments about vendors. Comments might include
  2556. the fact that a vendor has a long lead time on delivering certain items. When
  2557. you select a vendor on the Produce PO screen, if there are any comments
  2558. associated with the vendor, they will be displayed in a pop-up window.
  2559.  
  2560. If the Sales Tax field contain positions after the decimal point, the decimal
  2561.  
  2562. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   42
  2563.  
  2564.  
  2565. point should be entered as part of the field. For example, 6.5% should be
  2566. entered as 6.5.
  2567.  
  2568. To add a vendor record:
  2569.  
  2570. (1)  Enter 'A' in the process code field
  2571. (2)  Fill in the fields
  2572. (3)  Press Enter
  2573.  
  2574.      The field Vendor Id is the key field and duplicates are not allowed.
  2575.  
  2576. To inquire on a vendor record:
  2577.  
  2578. (1)  Enter 'I' in the process code field
  2579. (2)  Fill in the Vendor Id field
  2580.               or
  2581.      Position the cursor in the Vendor Id field and press the F8 key. This will
  2582.      bring up a pick list of major categories of vendors. Use the UpArrow,
  2583.      DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  2584.      category. When the highlight is at the proper major category, press Enter
  2585.      to select the major category. After a major category has been selected, a
  2586.      pick list of sub categories for the major category selected will be
  2587.      displayed. A selection is made from this pick list in the same manner as
  2588.      selecting a major category. After a sub category has been selected, a pick
  2589.      list of vendors for the sub category selected will be displayed. You can
  2590.      select the proper vendor from this pick list. After the proper vendor has
  2591.      been selected, the system will delete all the pick lists from the screen
  2592.      and leave the corresponding Vendor Id in the Vendor Id field. If you press
  2593.      Esc while in the vendor pick list, the sub category pick list will be
  2594.      displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you
  2595.      press Esc again, the major category pick list will be displayed and you
  2596.      can select another major category. Pressing Esc will always take you back
  2597.      to the previous pick list.
  2598. (3)  Press Enter
  2599.  
  2600.      After you have performed a successful inquiry, pressing the F4 key will
  2601.      bring up the previous vendor. Pressing the F5 key will bring up the next
  2602.      vendor. The system sorts all vendors by major category, sub category and
  2603.      vendor id in determining which vendors come before or after a vendor. You
  2604.      can perform an add, update or delete on a vendor and then press the F4 or
  2605.      F5 key to get the next or previous vendor.
  2606.  
  2607. To update a vendor record:
  2608.  
  2609. (1)  Inquire on the vendor record that you wish to update
  2610. (2)  Enter 'U' in the process code field
  2611. (3)  Update the fields as needed. It is not necessary to re-enter fields where
  2612.      there are no changes.
  2613. (4)  Press Enter
  2614.  
  2615. To delete a vendor record:
  2616.  
  2617. (1)  Inquire on the vendor record that you wish to delete
  2618. (2)  Enter 'D' in the process code field
  2619. (3)  Press Enter
  2620.  
  2621.      When a vendor is deleted, any purchase orders for that vendor are also
  2622.      deleted.
  2623.  
  2624. To clear the screen, press F9. To exit the screen, press Esc.
  2625.  
  2626. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   43
  2627.  
  2628.  
  2629.                              HOW TO PRODUCE A PO
  2630.  
  2631.  
  2632. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2633. ║                             Produce PO                             ║
  2634. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2635. ║  Vendor*  [               ]                              Total  [          ] ║
  2636. ║    Name   [                              ]                                   ║
  2637. ║ Address   [                              ]             Shipping  [         ] ║
  2638. ║           [                              ]               C.O.D.  [         ] ║
  2639. ║ Ship Via  [               ]   FOB  [               ] Terms [               ] ║
  2640. ║           PO Comment  [                                        ]             ║
  2641. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2642. ║  Qty*       Stock No                 Item Description               Price    ║
  2643. ║                                                                              ║
  2644. ║                                                                              ║
  2645. ║                                                                              ║
  2646. ║                                                                              ║
  2647. ║                                                                              ║
  2648. ║                                                                              ║
  2649. ║                                                                              ║
  2650. ║                                                                              ║
  2651. ║                                                                              ║
  2652. ║                                                                              ║
  2653. ║                                                                              ║
  2654. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2655. F1=Help  F5=PO  F6=Menu   PgDn=Next  PgUp=Prev   F8=Choices*  F9=Clear  Esc=Quit
  2657.  
  2658. This screen is used to produce purchase orders. You select the vendor and the
  2659. items from pick lists and enter the quantities to order. The system produces a
  2660. purchase order using the current template. It automatically extends quantities
  2661. by unit prices and applies sales tax. After the PO has been produced, the system
  2662. takes it into the system editor. From here you can edit the document and print
  2663. it out.
  2664.  
  2665. The first step in creating a PO is to select the vendor. You can enter the
  2666. vendor id in the Vendor field or press the F8 key when the cursor is at the
  2667. Vendor field.
  2668.  
  2669. Pressing the F8 key will bring up a pick list of available vendors. Use the
  2670. UpArrow, DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper
  2671. vendor. When the highlight is at the proper vendor, press Enter to select the
  2672. vendor. The system will fill in the vendor name and address fields from the
  2673. vendor database.
  2674.  
  2675. If the vendor that you selected has comments associated with it, these comments
  2676. will be displayed in a pop-up window at this point.
  2677.  
  2678. If the vendor is new and doesn't exist in the database, assign a vendor id to
  2679. the vendor and enter it in the Vendor field. Later, when you press F5 to
  2680. produce the PO or Enter to display the total price, you will be given the option
  2681. to add this vendor to the database.
  2682.  
  2683. Next, fill in the Shipping, C.O.D., Ship Via, FOB, Terms and PO Comment fields
  2684. as needed. If an amount field has positions after the decimal point, the decimal
  2685. point should be entered as part of the field. For example, $12.59 should be
  2686. entered as 12.59.
  2687.  
  2688. After the vendor information has been entered, item information needs to be
  2689. entered. To select items, position the cursor in one of the quantity (Qty)
  2690.  
  2691. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   44
  2692.  
  2693.  
  2694. fields and press F8.
  2695.  
  2696. This will bring up a pick list of major categories of items. Use the UpArrow,
  2697. DownArrow, PgUp and PgDn keys to move the highlight to the proper major
  2698. category. When the highlight is at the proper major category, press Enter to
  2699. select the major category.
  2700.  
  2701. After a major category has been selected, a pick list of sub categories for the
  2702. major category selected will be displayed. A selection is made from this pick
  2703. list in the same manner as selecting a major category.
  2704.  
  2705. After a sub category has been selected, a pick list of item descriptions for the
  2706. sub category selected will be displayed. You can select the proper items from
  2707. this pick list. When the highlight is at a certain item and Enter is pressed, a
  2708. checkmark will be displayed indicating that the item has been selected. Pressing
  2709. Enter when the highlight is at an item where there is already a checkmark will
  2710. cause the checkmark to disappear and the item to be un-selected.
  2711.  
  2712. After you have selected all of the proper items from the item pick list, press
  2713. Esc to delete the pick list. At this point, the sub category pick list will be
  2714. displayed. You can select another sub category or press Esc again. If you press
  2715. Esc again, the major category pick list will be displayed and you can select
  2716. another major category. Pressing Esc will always take you back to the previous
  2717. pick list. When you have finished selecting items, press Esc to delete the major
  2718. category pick list. The items that were selected will be displayed in the bottom
  2719. half of the screen.
  2720.  
  2721. At this point, it's time to enter the quantities. Enter the quantities by
  2722. tabbing to the proper quantity field and filling in the quantity. If the
  2723. quantity has 1 or more positions after the decimal point, the decimal point
  2724. should be entered as part of the field. For example, 12.5 should be entered as
  2725. 12.5.
  2726.  
  2727. If there are more items on the next page, the PgDn=Next label at the bottom of
  2728. the screen will be highlighted. If this label is highlighted, pressing the PgDn
  2729. key will bring up the next page of items. Similarly, if there are items on a
  2730. previous page, the PgUp=Prev label will be highlighed.
  2731.  
  2732. If you wish to delete an item from the PO, space out the Stock Number field.
  2733.  
  2734. When all the vendor, item and quantity information has been entered, press the
  2735. F5 key to produce the PO. To display the total price without producing the PO,
  2736. press the Enter key. The system uses the amount in the Cost field on the Item
  2737. screen as the unit price of each item. No discounts are applied.
  2738.  
  2739. Alternatively, you can enter the quantity in the Qty field and the stock number
  2740. in the Stock Number field. When you have filled in all the stock number lines,
  2741. pressing the PgDn key will enable you to enter more stock numbers. Pressing the
  2742. Enter key will allow you to preview the total price and cause the system to fill
  2743. in the Description and Price fields. Pressing the F5 key will create the PO.
  2744.  
  2745. When you press the F5 or Enter keys, the system will fill in the Description or
  2746. Price fields if they are blank. This means that if you want the system to fill
  2747. in a field, it must be blank. For example, if you change the stock number and
  2748. the Description and Price fields are filled in, the system will not fill in
  2749. these fields. You need to space out these fields first. If you want to change
  2750. the Price field to zero, you must enter a zero in this field. Spacing out the
  2751. Price field will cause the system to fill in a value. You can override the value
  2752. in any field by typing over it. For example, to override the price for an item,
  2753. tab to the proper price field and type in the new price.
  2754.  
  2755.  
  2756. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   45
  2757.  
  2758.  
  2759. The system will take the produced PO into the system editor. From here you can
  2760. edit and print the document. Please refer to the instructions for the System
  2761. Editor on its operation. In the System Editor, form feed characters show up as
  2762. uppercase L's in column 1. If you have a color monitor, the form feed characters
  2763. show up as white colored L's while the rest of the text is yellow colored. Form
  2764. feed characters are used to tell a printer to skip to the top of a new page.
  2765.  
  2766. When you return from the System Editor, the system will update the Last Activity
  2767. date field on the vendor record for the current vendor. It will also save the
  2768. current PO and update the quantity on order for each item on the PO.
  2769.  
  2770. Pressing the F3 key will toggle the cursor between the Vendor, the first Qty
  2771. and the first Stock No fields. If the cursor is in any of the vendor fields,
  2772. pressing the F3 key will advance the cursor to the first Qty field. If the
  2773. cursor is in any of the Qty fields, pressing the F3 key will advance the cursor
  2774. to the first Stock No field. If the cursor is in any other field, pressing the
  2775. F3 key will advance the cursor to the Vendor field.
  2776.  
  2777. Pressing the F6 key will display a menu.
  2778.  
  2779. Selection A is used to retrieve previously saved PO's. The system will restore
  2780. to the screen everything that was on the screen when the PO was saved. It will
  2781. also restore the editor file (PODOC.PRT) containing the PO that was produced.
  2782. PO's are retrieved by vendor id. Therefore, you must first fill in the Vendor
  2783. field. Once a PO has been restored, you can modify the data on the screen and
  2784. produce the PO again by pressing F5 or use Selection D to edit and/or printout
  2785. the PO as it exists. If you recreate a PO by pressing F5, the system will
  2786. automatically update the quantity on order for the items on the PO. The system
  2787. will back out the old quantities and replace them with the updated quantities.
  2788. A PO which has items that have been fully or partially received can't be
  2789. recreated by pressing the F5 key. To change the PO, you must:  (1) Use the
  2790. Receive PO screen to back out the quantities received  (2) Update the PO and
  2791. recreate it by pressing the F5 key  (3) Use the Receive PO screen to re-enter
  2792. the quantities received. The system will automatically change the current
  2793. template to the template that was used to create the retrieved PO. This template
  2794. will remain in effect until you change it to another template.
  2795.  
  2796. Selection B is used to delete PO's that are no longer needed. The system
  2797. displays the PO number, the date it was created and the comments associated with
  2798. it in a window. When the highlight is at a PO, pressing the Enter key will
  2799. select/unselect the PO. Pressing the Esc key will exit you from the window and
  2800. delete all the selected PO's.
  2801.  
  2802. Selection C allows you to the change the template that is used in producing
  2803. PO's. If you change the template, the new template will become the default
  2804. template until you change it. The name of the current template is displayed in
  2805. the upper right hand corner of the screen.
  2806.  
  2807. Selection D allows you to re-edit or print out the last PO that was created by
  2808. the system.
  2809.  
  2810. When the system returns from the System Editor, the vendor, item and quantity
  2811. information is exactly the same as it was before. You can modify the vendor
  2812. information and quantities and produce another PO if that is desired. To start
  2813. fresh with new information, press the F9 key to clear the screen.
  2814.  
  2815. To exit the screen, press Esc.
  2816.  
  2817. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   46
  2818.  
  2819.  
  2820.                          HOW TO RECEIVE ITEMS ON A PO
  2821.  
  2822.  
  2823. ╔══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╗
  2824. ║                             Receive PO                             ║
  2825. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2826. ║      PO Number*  [        ]                                      Status      ║
  2827. ║    Vendor Name   [                              ]               [      ]     ║
  2828. ║ Vendor Address   [                              ]                            ║
  2829. ║                  [                              ]              Status Date   ║
  2830. ║     PO Comment   [                                        ]   [          ]   ║
  2831. ╠══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╣
  2832. ║                                                         Qty Rec      Qty     ║
  2833. ║    Qty                  Item Description                To Date    Ordered   ║
  2834. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2835. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2836. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2837. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2838. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2839. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2840. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2841. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2842. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2843. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2844. ║ [       ]  [                                        ]  [       ]  [       ]  ║
  2845. ╚══════════════════════════════════════════════════════════════════════════════╝
  2846. F1=Help   F5=Receive   PgDn=Next   PgUp=Prev   F8=Choices*   F9=Clear   Esc=Quit
  2848.  
  2849. This screen is used to receive items on a purchase order. You select the PO from
  2850. a pick list and enter the quantities received. The system updates the quantity
  2851. on hand on the part record.
  2852.  
  2853. To select a PO, position the cursor in the PO Number field and press F8. Select
  2854. the proper vendor and PO number from the pick lists displayed. Upon selecting
  2855. the PO, the system will fill out the screen with the PO information. If the PO
  2856. has more than 11 items, the PgDn=Next label will be highlighted. You can use the
  2857. PgDn and PgUp keys to scroll through the items.
  2858.  
  2859. Fill in the Qty fields with the quantities received. The quantity received can
  2860. be greater than the Qty Ordered (overshipment) or less than the Qty Ordered
  2861. (partial shipment). The quantity received can also be negative for defective
  2862. items returned to the vendor. The amount in the Qty field is added to the Qty
  2863. Rec To Date field on this screen and to the Qty On Hand field on the Item
  2864. screen.
  2865.  
  2866. After you have filled in the Qty fields with the quantities received, press F5
  2867. or Enter.
  2868.  
  2869. When all of the items have been fully received, the system will automatically
  2870. change the Status field to CLOSED. This will eliminate the PO from the Open PO
  2871. report.
  2872.  
  2873. Sometimes a vendor is not able to supply the full quantity of an item. You can
  2874. force the system to close the purchase order by changing the amounts in the Qty
  2875. Ordered field to the amounts in the Qty Rec To Date field. This is called
  2876. closing a PO short.
  2877.  
  2878. To select another PO, simply position the cursor in the PO Number field and
  2879. press F8. To exit the screen, press Esc.
  2880.  
  2881. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   47
  2882.  
  2883.  
  2884.                            HOW TO DELETE CLOSED POs
  2885.  
  2886.  
  2887. Option C under the Purchase Orders selection on the Main Menu is used to delete
  2888. closed purchase orders. A purchase order is closed when all of the items have
  2889. been fully received. The user is prompted for the number of days a purchase
  2890. order has been closed. Any purchase orders which have been closed for at least
  2891. the specified number of days are deleted.
  2892.  
  2893. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   48
  2894.  
  2895.  
  2896.                          HOW TO USE INVENTORY CONTROL
  2897.  
  2898.  
  2899. A.  GETTING STARTED
  2900.  
  2901.     o  On the Item Info screen, update the following fields on the items you
  2902.        wish the system to track inventory:
  2903.  
  2904.        (a)  Keep Inventory (Enter 'Y' in this field)
  2905.        (b)  Min Qty (Enter the minimum quantity you wish to keep on hand)
  2906.        (c)  Max Qty (Enter the maximum quantity you wish to keep on hand)
  2907.        (d)  Vendor (Enter the vendor you purchase this item from)
  2908.        (e)  Vendor Stock No (Enter the vendor's stock number)
  2909.        (f)  Cost (Enter the price the vendor charges for this item)
  2910.  
  2911.     o  On the Vendor screen, enter the vendors.
  2912.  
  2913.     o  Run the Physical Inventory report. Take a physical inventory and enter
  2914.        the physical quantities on the report. Once you have completed the
  2915.        physical inventory, enter the physical quantities in the Qty On Hand
  2916.        field on the Item Master Info screen.
  2917.  
  2918.     o  Add the symbolic parameter @B (backorder quantity) to your invoice
  2919.        template(s) if you are using customized invoice template(s). The default
  2920.        invoice template installed by the system already contains this parameter.
  2921.        See the section on How To Customize Templates.
  2922.  
  2923. B.  ISSUING INVENTORY
  2924.  
  2925.     o  On the Produce Quote/Invoice screen, if the template is an invoice
  2926.        template, the system will prompt you as to whether you wish to finalize
  2927.        the invoice. If you answer with 'Y', the system will update for inventory
  2928.        items, the quantity on hand and record backorders for items that are out
  2929.        of stock. It will also update the YTD quantity sold.
  2930.  
  2931. C.  CUSTOMER RETURNS
  2932.  
  2933.     o  To return items to inventory, create an invoice on the Produce Quote/
  2934.        Invoice screen and enter negative quantities.
  2935.  
  2936. D.  REORDERING INVENTORY
  2937.  
  2938.     o  Run the Items To Reorder report. This report lists inventory items where
  2939.        the quantity on hand is less than the minimum quantity and the quantity
  2940.        to reorder is greater than zero. The quantity to reorder is calculated as
  2941.        follows:  Max Qty - Qty On Hand + Backorder Qty - Qty On Order.
  2942.  
  2943.     o  Use the Produce PO screen to create purchase orders to reorder inventory
  2944.        items.
  2945.  
  2946.     o  The Items On Order report can be run to list all items that are on order.
  2947.  
  2948. E.  RECEIVING INVENTORY
  2949.  
  2950.     o  Use the Receive PO screen to receive inventory items.
  2951.  
  2952. F.  BACKORDERS
  2953.  
  2954.     o  The Items Backordered report lists by customer, items that are
  2955.        backordered.
  2956.  
  2957.  
  2958. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   49
  2959.  
  2960.  
  2961.     o  The Fillable Backorders reports lists by customer, items that are
  2962.        backordered where there is sufficient stock to fully or partially fill
  2963.        the backorder.
  2964.  
  2965.     o  To fill backorders on the Fillable Backorder report, enter an invoice
  2966.        for each customer. Do not mix invoices that are used to fill backorders
  2967.        with invoices for new orders. Enter a separate invoice for each. On the
  2968.        Produce Quote/Invoice screen, if the template is an invoice template and
  2969.        backorders exist for the customer, the system will ask you if the
  2970.        invoice is to be used to fill backorders.
  2971.  
  2972.     o  Backorders may be viewed and deleted for a customer on the Customer
  2973.        screen.
  2974.  
  2975. G.  PHYSICAL INVENTORY
  2976.  
  2977.     o  Run the Physical Inventory report. Take a physical inventory and enter
  2978.        the physical quantities on the report. Once you have completed the
  2979.        physical inventory, enter the physical quantities in the Qty On Hand
  2980.        field on the Item Master Info screen.
  2981.  
  2982. H.  RESETTING THE YTD QTY SOLD FIELD
  2983.  
  2984.     o  Once a year, the YTD sales figures for each item must be reset. To reset
  2985.        these figures, use the Zero YTD Totals selection under Database Utilities
  2986.        on the Utilities menu.
  2987.  
  2988. I.  DELETING PURCHASE ORDERS
  2989.  
  2990.     o  To save disk space, purchase orders that have been closed for a certain
  2991.        number of days should be deleted. Use the Delete PO option under the
  2992.        Purchase Order selection on the Main Menu to accomplish this.
  2993.  
  2994. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   50
  2995.  
  2996.  
  2997.                       HOW TO CUSTOMIZE/CREATE TEMPLATES
  2998.  
  2999.  
  3000. The system comes with several templates. You can use the Templates option under
  3001. the Utilities selection to customize these templates and create other templates.
  3002.  
  3003. The Quote/Invoice Template field of the Change General Settings screen contains
  3004. the name of the template used to produce quotes/invoices. The PO Template field
  3005. of the Change General Settings screen contains the name of the template used to
  3006. produce PO's. The Label Template field of the Change General Settings screen
  3007. contains the name of the template used to print labels. The Statement field of
  3008. the Change Cust/Vendor Settings screen contains the name of the template used to
  3009. produce customer statements. The Reminder Notice field of the Change Cust/Vendor
  3010. Settings screen contains the name of the template used to produce reminder
  3011. notices. The Letter field of the Change Cust/Vendor Settings screen contains the
  3012. name of the template used to produce letters.
  3013.  
  3014. Templates contain symbolic parameters, print font directives and text.
  3015. Parameters start with the character '@' and are filled in by the system. Print
  3016. font directives start with the character '^' and are used to specify different
  3017. print fonts. Text is user defined and is printed as is. The parameters, font
  3018. directives and text on the sample templates can be moved around, deleted, added
  3019. and customized as required.
  3020.  
  3021. Symbolic parameters are replaced with data by the system. The replacement starts
  3022. in the column where the parameter starts (i.e. in the column where the '@' is).
  3023. The parameter is deleted from where it's found and replaced with data for the
  3024. length of the data value. Some data value lengths are fixed by the system and
  3025. others are variable and depend upon the actual number of characters present.
  3026. For example, the length for the parameter @Description is variable and depends
  3027. upon the number of characters in the actual item description. The length for the
  3028. parameter @EPrice on the other hand is fixed by the system at 10 positions.
  3029.  
  3030. The first line of any template file is a comment line. The comment line is
  3031. limited to 40 characters. The comment line must contain the following keywords:
  3032.  
  3033.                        Template Type            Keyword
  3034.  
  3035.                        Quote                    QUOTE
  3036.                        Invoice                  INVOICE
  3037.                        Purchase Order           PO
  3038.                        Label                    LABEL
  3039.                        Customer Statement       STATEMENT
  3040.                        Reminder Notice          REMINDER
  3041.                        Letter                   LETTER
  3042.  
  3043.  
  3044. Power Quote also recognizes the template directive $LASTPAGE. Any text that is
  3045. found after the line containing this directive is printed on the last page.
  3046. This is useful for printing standard notes. General parameters and print font
  3047. directives that are encountered after the $LASTPAGE template directive are
  3048. substituted by the system.
  3049.  
  3050. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   51
  3051.  
  3052.  
  3053.                       QUOTE/INVOICE TEMPLATE PARAMETERS
  3054.  
  3055.  
  3056.                               GENERAL PARAMETERS
  3057.  
  3058.  
  3059. Parameter Name        Length                          Comments
  3060. --------------------------------------------------------------------------------
  3061.  
  3062. @EXPDnnn              fixed - 8 pos     Returns a date in the format mm/dd/yy
  3063.                                         that is the current date plus nnn days.
  3064.                                         nnn must be right justified and zero
  3065.                                         filled (i.e. 30 days is entered as 030).
  3066.                                         This parm is useful for stating when a
  3067.                                         quote expires.
  3068.  
  3069. @COMPANYNAME          variable          Returns the bill to customer name
  3070.  
  3071. @CUSTID               variable          Returns the customer id
  3072.  
  3073. @ADDRESSLINE1         variable          Returns the first customer bill to
  3074.                                         address line
  3075.  
  3076. @ADDRESSLINE2         variable          Returns the second customer bill to
  3077.                                         address line
  3078.  
  3079. @ADDRESSLINE3         variable          Returns the third customer bill to
  3080.                                         address line
  3081.  
  3082. @ATTENTION            variable          Returns the customer bill to attention
  3083.                                         line
  3084.  
  3085. @SHIPNAME             variable          Returns the ship to customer name
  3086.  
  3087. @SHIPADDRLINE1        variable          Returns the first ship to address line
  3088.  
  3089. @SHIPADDRLINE2        variable          Returns the second ship to address line
  3090.  
  3091. @SHIPADDRLINE3        variable          Returns the third ship to address line
  3092.  
  3093. @SHIPATTN             variable          Returns the ship to attention line
  3094.  
  3095. @PHONENO1             variable          Returns the first customer phone no
  3096.  
  3097. @PHONENO2             variable          Returns the second customer phone no
  3098.  
  3099. @DATE                 fixed - 8 pos     Returns the current date. Format is
  3100.                                         mm/dd/yy.
  3101.  
  3102. @CALDATE              variable          Returns the current calendar date.
  3103.                                         Format is Month Day, Year.
  3104.  
  3105. @TIME                 fixed - 5 pos     Returns the current time. Format is
  3106.                                         hh:mm where hh is based on a 24 hour
  3107.                                         clock.
  3108.  
  3109. @PN                   fixed - 3 pos     Returns the page number
  3110.  
  3111. @INV#                 variable          Returns the quote/invoice number
  3112.  
  3113. @PO                   variable          Returns the purchase order number
  3114.  
  3115. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   52
  3116.  
  3117.  
  3118.  
  3119. @COMMENT              variable          Returns the comment line
  3120.  
  3121. @SHIPVIA              variable          Returns the ship via
  3122.  
  3123. @FOBPOINT             variable          Returns the FOB point
  3124.  
  3125. @TERMS                variable          Returns the terms
  3126.  
  3127. @TAXID                variable          Returns the tax exempt number
  3128.  
  3129. @CC#                  variable          Returns the credit card number
  3130.  
  3131. The following is a listing of item parameters. These parameters are for each of
  3132. the detail item lines and should be repeated for as many lines of detail item
  3133. information as you wish to print on one page. When the system detects any of the
  3134. parameters below on a line, it substitutes the information for the first item
  3135. into that line. When it encounters any of these parameters on another line, it
  3136. substitutes the information for the second item and so on.
  3137.  
  3138.  
  3139.                                ITEM PARAMETERS
  3140.  
  3141.  
  3142. Parameter Name        Length                          Comments
  3143. --------------------------------------------------------------------------------
  3144.  
  3145. @IT#                  fixed - 4 pos     Returns the item number. Items are
  3146.                                         numbered sequentially from 1.
  3147.  
  3148. @STOCK#               variable          Returns the item stock number
  3149.  
  3150. @Qf:n                 variable          Returns the quantity shipped
  3151.  
  3152.                                         f is the total field length
  3153.                                         If the number of decimal positions is
  3154.                                         not zero then the total field length
  3155.                                         must include room for a decimal point.
  3156.                                         The total field length must also include
  3157.                                         room for a negative sign if the quantity
  3158.                                         can be a negative number.
  3159.  
  3160.                                         n is the number of decimal positions to
  3161.                                         print (0 to 6)
  3162.  
  3163. @Bf:n                 variable          Returns the quantity backordered
  3164.  
  3165.                                         f is the total field length
  3166.                                         If the number of decimal positions is
  3167.                                         not zero then the total field length
  3168.                                         must include room for a decimal point.
  3169.  
  3170.                                         n is the number of decimal positions to
  3171.                                         print (0 to 6)
  3172.  
  3173. @DESCRIPTION          variable          Returns the item description
  3174.  
  3175. @MAJORCAT&DESCRIP     variable          Returns the major category and
  3176.                                         description separated by a comma
  3177.  
  3178. @SUBCAT&DESCRIP       variable          Returns the sub category and description
  3179.  
  3180. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   53
  3181.  
  3182.  
  3183.                                         separated by a comma
  3184.  
  3185. @UPRCf:n              variable          Returns the item unit price
  3186.  
  3187.                                         f is the total field length
  3188.                                         If the number of decimal positions is
  3189.                                         not zero then the total field length
  3190.                                         must include room for a decimal point.
  3191.                                         The total field length must also include
  3192.                                         room for a negative sign if the unit
  3193.                                         price can be a negative number. Finally,
  3194.                                         the total field length must include room
  3195.                                         for a dollar sign.
  3196.  
  3197.                                         n is the number of decimal positions to
  3198.                                         print (0 to 9)
  3199.  
  3200. @LOTS                 fixed - 5 pos     Returns the number of lots
  3201.  
  3202. @LPRCf:n              variable          Returns the lot price
  3203.  
  3204.                                         f is the total field length
  3205.                                         If the number of decimal positions is
  3206.                                         not zero then the total field length
  3207.                                         must include room for a decimal point.
  3208.                                         The total field length must also include
  3209.                                         room for a negative sign if the unit
  3210.                                         price can be a negative number. Finally,
  3211.                                         the total field length must include room
  3212.                                         for a dollar sign.
  3213.  
  3214.                                         n is the number of decimal positions to
  3215.                                         print (0 to 9)
  3216.  
  3217. @%f:n                 variable          Returns the discount percentage by line
  3218.                                         item
  3219.  
  3220.                                         f is the total field length
  3221.                                         If the number of decimal positions is
  3222.                                         not zero then the total field length
  3223.                                         must include room for a decimal point.
  3224.  
  3225.                                         n is the number of decimal positions to
  3226.                                         print (0 to 4)
  3227.  
  3228. @DPRCf:n              variable          Returns the item unit price less
  3229.                                         discount
  3230.  
  3231.                                         f is the total field length
  3232.                                         If the number of decimal positions is
  3233.                                         not zero then the total field length
  3234.                                         must include room for a decimal point.
  3235.                                         The total field length must also include
  3236.                                         room for a negative sign if the unit
  3237.                                         price can be a negative number. Finally,
  3238.                                         the total field length must include room
  3239.                                         for a dollar sign.
  3240.  
  3241.                                         n is the number of decimal positions to
  3242.                                         print (0 to 9)
  3243.  
  3244.  
  3245. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   54
  3246.  
  3247.  
  3248. @EPRICE               fixed - 10 pos    Returns the extended price for the item
  3249.                                         (quantity multiplied by unit price)
  3250.  
  3251. @DPRICE               fixed - 10 pos    Returns the extended price less discount
  3252.                                         for an item
  3253.  
  3254.  
  3255. The following is a listing of total parameters. These parameters are for the
  3256. section of the quote/invoice where the totals are printed. These parameters must
  3257. appear after the item parameters.
  3258.  
  3259.  
  3260.                                TOTAL PARAMETERS
  3261.  
  3262.  
  3263. Parameter Name        Length                          Comments
  3264. --------------------------------------------------------------------------------
  3265.  
  3266. @ETOTAL               fixed - 11 pos    Returns the total of the extended item
  3267.                                         prices
  3268.  
  3269. @DISC                 fixed - 10 pos    Returns the discount in dollars and
  3270.                                         cents
  3271.  
  3272. @SUBTOTAL             fixed - 11 pos    Returns the extended item prices less
  3273.                                         the discount
  3274.  
  3275. @TAX$                 fixed - 10 pos    Returns the sales tax in dollars and
  3276.                                         cents
  3277.  
  3278. @TAX%                 fixed - 5 pos     Returns the sales tax in percent form
  3279.  
  3280. @FREIGHT              fixed - 10 pos    Returns the shipping and handling
  3281.                                         charges
  3282.  
  3283. @COD                  fixed - 10 pos    Returns the C.O.D. charges
  3284.  
  3285. @GTOTAL               fixed - 11 pos    Returns the grand total
  3286.  
  3287. @AMTPAID              fixed - 10 pos    Returns the amount paid
  3288.  
  3289. @DIFF                 fixed - 10 pos    Returns the difference between the
  3290.                                         grand total and the amount paid
  3291.  
  3292. @DIFFLIT              variable          Returns the following literal based on
  3293.                                         the value of @DIFF:
  3294.  
  3295.                                         @DIFF > 0  ---->  AMOUNT DUE
  3296.                                         @DIFF < 0  ---->  AMOUNT CREDITED
  3297.  
  3298.                                         if @DIFF = 0, nothing is returned
  3299.  
  3300. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   55
  3301.  
  3302.  
  3303.                             SAMPLE QUOTE TEMPLATE
  3304.  
  3305.  
  3306. Default Quote Template
  3307.              ^4^5ABC BUSINESS SYSTEMS CENTER^4^5
  3308.  
  3309.                             1001 LOS CERRITOS MALL
  3310.                               CERRITOS, CA 90701
  3311.  
  3312.                               Q U O T A T I O N
  3313.  
  3314.  
  3315. RE:  @Comment                                           QUOTE NO:  @INV#
  3316.  
  3317. TO:  @CompanyName                                           DATE:  @Date
  3318.      @AddressLine1                                          PAGE:  @PN
  3319.      @AddressLine2
  3320.      ATTN:  @Attention
  3321.  
  3322. Salesperson:  John Smith     Phone:  (213) 824-4393     FAX:  (213) 960-7731
  3323.  
  3324. ================================================================================
  3325. ITEM      QTY                 DESCRIPTION                   PRICE     EXTENSION
  3326. ================================================================================
  3327.  
  3328. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3329. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3330. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3331. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3332. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3333. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3334. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3335. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3336. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3337. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3338. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3339. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3340. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3341. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3342. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3343. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3344.                                                                     ___________
  3345.  
  3346.                                  EXTENDED LIST PRICE                @ETotal
  3347.                                  Less Discount                       @Disc
  3348.                                                                     ___________
  3349.  
  3350.                                  SUBTOTAL                           @SubTotal
  3351.                                  TAX @Tax%                           @Tax$
  3352.                                  SHIPPING & HANDLING                 @Freight
  3353.                                  C.O.D. CHARGES                      @Cod
  3354.                                                                     ___________
  3355.                                  ^5
  3356.                                  GRAND TOTAL                        @GTotal
  3357.  
  3358.  
  3359. This quote is effective until @EXPD090.^5
  3360.  
  3361. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   56
  3362.  
  3363.  
  3364.                            SAMPLE INVOICE TEMPLATE
  3365.  
  3366.  
  3367. Default Invoice Template
  3368.              ^4^5ABC BUSINESS SYSTEMS CENTER^4^5
  3369.  
  3370.                             1001 LOS CERRITOS MALL
  3371.                               CERRITOS, CA 90701
  3372.  
  3373.                                 I N V O I C E
  3374.  
  3375.  
  3376.      RE:  @Comment                                        INVOICE NO:  @INV#
  3377.  
  3378. SOLD TO:  @CompanyName                                    DATE:  @Date
  3379.           @AddressLine1                                   PAGE:  @PN
  3380.           @AddressLine2
  3381.           @AddressLine3
  3382.           ATTN:  @Attention                               PO #:  @PO
  3383.  
  3384. Salesperson:  John Smith     Phone:  (213) 824-4393        FAX:  (213) 960-7731
  3385.       Terms:  @Terms           FOB:  @FOBPoint        Ship Via:  @ShipVia
  3386. Credit Card:  @CC#
  3387.  
  3388. ================================================================================
  3389.   B/O     QTY                 DESCRIPTION                   PRICE     EXTENSION
  3390. ================================================================================
  3391.  
  3392. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3393. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3394. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3395. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3396. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3397. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3398. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3399. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3400. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3401. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3402. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3403. @B5:0 @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3404.                                                                     ___________
  3405.  
  3406.                                  EXTENDED LIST PRICE                @ETotal
  3407.                                  Less Discount                       @Disc
  3408.                                                                     ___________
  3409.  
  3410.                                  SUBTOTAL                           @SubTotal
  3411.                                  TAX @Tax%                           @Tax$
  3412.                                  SHIPPING & HANDLING                 @Freight
  3413.                                  C.O.D. CHARGES                      @Cod
  3414.                                                                     ___________
  3415.  
  3416.                                  GRAND TOTAL                        @GTotal
  3417.  
  3418.                                  AMOUNT PAID                         @AmtPaid
  3419.                                  ^5
  3420.                                  @DiffLit                            @Diff
  3421. ^5
  3422.  
  3423. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   57
  3424.  
  3425.  
  3426.                       PURCHASE ORDER TEMPLATE PARAMETERS
  3427.  
  3428.  
  3429.                               GENERAL PARAMETERS
  3430.  
  3431.  
  3432. Parameter Name        Length                          Comments
  3433. --------------------------------------------------------------------------------
  3434.  
  3435. @COMPANYNAME          variable          Returns the vendor name
  3436.  
  3437. @CUSTID               variable          Returns the vendor id
  3438.  
  3439. @ADDRESSLINE1         variable          Returns the first vendor address line
  3440.  
  3441. @ADDRESSLINE2         variable          Returns the second vendor address line
  3442.  
  3443. @ADDRESSLINE3         variable          Returns the third vendor address line
  3444.  
  3445. @ATTENTION            variable          Returns the vendor attention line
  3446.  
  3447. @SHIPNAME             variable          Returns the ship to name
  3448.  
  3449. @SHIPADDRLINE1        variable          Returns the first ship to address line
  3450.  
  3451. @SHIPADDRLINE2        variable          Returns the second ship to address line
  3452.  
  3453. @SHIPADDRLINE3        variable          Returns the third ship to address line
  3454.  
  3455. @SHIPATTN             variable          Returns the ship to attention line
  3456.  
  3457. @PHONENO1             variable          Returns the first vendor phone no
  3458.  
  3459. @PHONENO2             variable          Returns the second vendor phone no
  3460.  
  3461. @DATE                 fixed - 8 pos     Returns current date. Format is:
  3462.                                         mm/dd/yy
  3463.  
  3464. @CALDATE              variable          Returns the current calendar date.
  3465.                                         Format is Month Day, Year.
  3466.  
  3467. @TIME                 fixed - 5 pos     Returns current time. Format is: hh:mm
  3468.                                         hh is based on a 24 hour clock
  3469.  
  3470. @PN                   fixed - 3 pos     Returns the page number
  3471.  
  3472. @COMMENT              variable          Returns the comment line
  3473.  
  3474. @PO                   variable          Returns the purchase order number
  3475.  
  3476. @SHIPVIA              variable          Returns the ship via
  3477.  
  3478. @FOBPOINT             variable          Returns the FOB point
  3479.  
  3480. @TERMS                variable          Returns the terms
  3481.  
  3482. The following is a listing of item parameters. These parameters are for each of
  3483. the detail item lines and should be repeated for as many lines of detail item
  3484. information as you wish to print on one page. When the system detects any of the
  3485. parameters below on a line, it substitutes the information for the first item
  3486. into that line. When it encounters any of these parameters on another line, it
  3487.  
  3488. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   58
  3489.  
  3490.  
  3491. substitutes the information for the second item and so on.
  3492.  
  3493.  
  3494.                                ITEM PARAMETERS
  3495.  
  3496.  
  3497. Parameter Name        Length                          Comments
  3498. --------------------------------------------------------------------------------
  3499.  
  3500. @IT#                  fixed - 4 pos     Returns the item number. Items are
  3501.                                         numbered sequentially from 1.
  3502.  
  3503. @STOCK#               variable          Returns the item stock number
  3504.  
  3505. @VSTOCK#              variable          Returns the vendor stock number
  3506.  
  3507. @Qf:n                 variable          Returns the quantity ordered
  3508.  
  3509.                                         f is the total field length
  3510.                                         If the number of decimal positions is
  3511.                                         not zero then the total field length
  3512.                                         must include room for a decimal point.
  3513.                                         The total field length must also include
  3514.                                         room for a negative sign if the quantity
  3515.                                         can be a negative number.
  3516.  
  3517.                                         n is the number of decimal positions to
  3518.                                         print (0 to 6)
  3519.  
  3520. @DESCRIPTION          variable          Returns the item description
  3521.  
  3522. @MAJORCAT&DESCRIP     variable          Returns the major category and
  3523.                                         description separated by a comma
  3524.  
  3525. @SUBCAT&DESCRIP       variable          Returns the sub category and description
  3526.                                         separated by a comma
  3527.  
  3528. @UPRCf:n              variable          Returns the item unit price
  3529.  
  3530.                                         f is the total field length
  3531.                                         If the number of decimal positions is
  3532.                                         not zero then the total field length
  3533.                                         must include room for a decimal point.
  3534.                                         The total field length must also include
  3535.                                         room for a negative sign if the unit
  3536.                                         price can be a negative number. Finally,
  3537.                                         the total field length must include room
  3538.                                         for a dollar sign.
  3539.  
  3540.                                         n is the number of decimal positions to
  3541.                                         print (0 to 9)
  3542.  
  3543. @EPRICE               fixed - 10 pos    Returns the extended price for the item
  3544.                                         (quantity multiplied by unit price)
  3545.  
  3546. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   59
  3547.  
  3548.  
  3549. The following is a listing of total parameters. These parameters are for the
  3550. section of the PO where the totals are printed. These parameters must appear
  3551. after the item parameters.
  3552.  
  3553.  
  3554.                                TOTAL PARAMETERS
  3555.  
  3556.  
  3557. Parameter Name        Length                          Comments
  3558. --------------------------------------------------------------------------------
  3559.  
  3560. @ETOTAL               fixed - 11 pos    Returns the total of the extended item
  3561.                                         prices
  3562.  
  3563. @TAX$                 fixed - 10 pos    Returns the sales tax in dollars and
  3564.                                         cents
  3565.  
  3566. @TAX%                 fixed - 5 pos     Returns the sales tax in percent form
  3567.  
  3568. @FREIGHT              fixed - 10 pos    Returns the shipping and handling
  3569.                                         charges
  3570.  
  3571. @COD                  fixed - 10 pos    Returns the C.O.D. charges
  3572.  
  3573. @GTOTAL               fixed - 11 pos    Returns the grand total
  3574.  
  3575. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   60
  3576.  
  3577.  
  3578.                               SAMPLE PO TEMPLATE
  3579.  
  3580.  
  3581. Default PO Template
  3582.              ^4^5ABC BUSINESS SYSTEMS CENTER^4^5
  3583.  
  3584.                             1001 LOS CERRITOS MALL
  3585.                               CERRITOS, CA 90701
  3586.  
  3587.                          P U R C H A S E   O R D E R
  3588.  
  3589.  
  3590. RE:  @Comment                                                PO #:  @PO
  3591.                                                              DATE:  @Date
  3592.                                                              PAGE:  @PN
  3593.  
  3594. TO:                                    SHIP TO:
  3595.  
  3596. @CompanyName                           @ShipName
  3597. @AddressLine1                          @ShipAddrLine1
  3598. @AddressLine2                          @ShipAddrLine2
  3599. @AddressLine3                          @ShipAddrLine3
  3600. ATTN:  @Attention                      ATTN:  @ShipAttn
  3601.  
  3602. SHIP VIA:  @ShipVia         FOB POINT:  @FOBPoint        TERMS:  @Terms
  3603.  
  3604. ================================================================================
  3605. ITEM      QTY                 DESCRIPTION                   PRICE     EXTENSION
  3606. ================================================================================
  3607.  
  3608. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3609. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3610. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3611. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3612. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3613. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3614. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3615. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3616. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3617. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3618. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3619. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3620. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3621. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3622. @It#  @Q7:0    @Description                              @UPrc10:2   @EPrice
  3623.                                                                     ___________
  3624.  
  3625.                                  EXTENDED PRICE                     @ETotal
  3626.                                  TAX @Tax%                           @Tax$
  3627.                                  SHIPPING & HANDLING                 @Freight
  3628.                                  C.O.D. CHARGES                      @Cod
  3629.                                                                     ___________
  3630.                                  ^5
  3631.                                  GRAND TOTAL                        @GTotal
  3632. ^5
  3633.  
  3634.                                  Authorized Signature _________________________
  3635.  
  3636. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   61
  3637.  
  3638.  
  3639.                           LABEL TEMPLATE PARAMETERS
  3640.  
  3641.  
  3642. Parameter Name        Length                          Comments
  3643. --------------------------------------------------------------------------------
  3644.  
  3645. @COMPANYNAME          variable          Returns the customer/vendor name
  3646.  
  3647. @CUSTID               variable          Returns the customer/vendor id
  3648.  
  3649. @ADDRESSLINE1         variable          Returns the first address line
  3650.  
  3651. @ADDRESSLINE2         variable          Returns the second address line
  3652.  
  3653. @ADDRESSLINE3         variable          Returns the third address line
  3654.  
  3655. @ATTENTION            variable          Returns the attention line
  3656.  
  3657. @PHONENO1             variable          Returns the first phone no
  3658.  
  3659. @PHONENO2             variable          Returns the second phone no
  3660.  
  3661. @DATE                 fixed - 8 pos     Returns the current date. Format is
  3662.                                         mm/dd/yy.
  3663.  
  3664. @CALDATE              variable          Returns the current calendar date.
  3665.                                         Format is Month Day, Year.
  3666.  
  3667. @TIME                 fixed - 5 pos     Returns the current time. Format is
  3668.                                         hh:mm where hh is based on a 24 hour
  3669.                                         clock.
  3670.  
  3671. @INV#                 variable          Returns the quote/invoice number
  3672.  
  3673.  
  3674.                             SAMPLE LABEL TEMPLATE
  3675.  
  3676.  
  3677. Default Label Template
  3678. @CustId         @Inv#
  3679. @CompanyName
  3680. @AddressLine1
  3681. @AddressLine2
  3682. @AddressLine3
  3683. ^5ATTN:  @Attention                              ^5
  3684.  
  3685. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   62
  3686.  
  3687.  
  3688.                         STATEMENT TEMPLATE PARAMETERS
  3689.  
  3690.  
  3691.                               GENERAL PARAMETERS
  3692.  
  3693.  
  3694. Parameter Name        Length                          Comments
  3695. --------------------------------------------------------------------------------
  3696.  
  3697. @COMPANYNAME          variable          Returns the customer name
  3698.  
  3699. @CUSTID               variable          Returns the customer id
  3700.  
  3701. @ADDRESSLINE1         variable          Returns the first customer bill to
  3702.                                         address line
  3703.  
  3704. @ADDRESSLINE2         variable          Returns the second customer bill to
  3705.                                         address line
  3706.  
  3707. @ADDRESSLINE3         variable          Returns the third customer bill to
  3708.                                         address line
  3709.  
  3710. @ATTENTION            variable          Returns the customer bill to attention
  3711.                                         line
  3712.  
  3713. @PHONENO1             variable          Returns the first customer phone no
  3714.  
  3715. @PHONENO2             variable          Returns the second customer phone no
  3716.  
  3717. @DATE                 fixed - 8 pos     Returns the current date. Format is
  3718.                                         mm/dd/yy.
  3719.  
  3720. @CALDATE              variable          Returns the current calendar date.
  3721.                                         Format is Month Day, Year.
  3722.  
  3723. @TIME                 fixed - 5 pos     Returns the current time. Format is
  3724.                                         hh:mm where hh is based on a 24 hour
  3725.                                         clock.
  3726.  
  3727. @PN                   fixed - 3 pos     Returns the page number
  3728.  
  3729. @TERMS                variable          Returns the terms
  3730.  
  3731. @BALCUR               fixed - 10 pos    Returns the current charges
  3732.  
  3733. @BAL30                fixed - 10 pos    Return the charges that are 31 to 60
  3734.                                         days old
  3735.  
  3736. @BAL60                fixed - 10 pos    Return the charges that are 61 to 90
  3737.                                         days old
  3738.  
  3739. @BAL90                fixed - 10 pos    Return the charges that are over 90
  3740.                                         days old
  3741.  
  3742. @CREDLIM              fixed - 10 pos    Returns the credit limit
  3743.  
  3744. @CREDAVAIL            fixed - 10 pos    Returns the available credit
  3745.  
  3746. The following is a listing of detail parameters. These parameters are for each
  3747. detail line and should be repeated for as many lines of detail information as
  3748. you wish to print on one page. When the system detects any of the parameters
  3749.  
  3750. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   63
  3751.  
  3752.  
  3753. below on a line, it substitutes the information for the first detail line into
  3754. that line. When it encounters any of these parameters on another line, it
  3755. substitutes the information for the second line and so on.
  3756.  
  3757.  
  3758.                               DETAIL PARAMETERS
  3759.  
  3760.  
  3761. Parameter Name        Length                          Comments
  3762. --------------------------------------------------------------------------------
  3763.  
  3764. @TRANSDT              fixed - 8 pos     Returns the transaction date
  3765.  
  3766. @TRANSDESCRIPSHORT    variable          Returns up to a 37 character description
  3767.  
  3768. @TRANSDESCRIPLONG     variable          Returns up to a 56 character description
  3769.  
  3770. @CHARGE               fixed - 10 pos    Returns the charge amount
  3771.  
  3772. @PAY                  fixed - 10 pos    Returns the payment amount
  3773.  
  3774. @BALANCE              fixed - 10 pos    Returns the running balance
  3775.  
  3776.  
  3777. The following is a listing of total parameters. These parameters are for the
  3778. section of the statement where the totals are printed. These parameters must
  3779. appear after the detail parameters.
  3780.  
  3781.  
  3782.                                TOTAL PARAMETERS
  3783.  
  3784.  
  3785. Parameter Name        Length                          Comments
  3786. --------------------------------------------------------------------------------
  3787.  
  3788. @TOTDUE               fixed - 10 pos    Returns the statement total
  3789.  
  3790. @TOTLITERAL           variable          Returns the following literal based on
  3791.                                         the value of @TOTDUE
  3792.  
  3793.                                         @TOTDUE > 0  ---->  TOTAL DUE
  3794.                                         @TOTDUE < 0  ---->  CREDIT AMOUNT
  3795.  
  3796. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   64
  3797.  
  3798.  
  3799.                           SAMPLE STATEMENT TEMPLATE
  3800.  
  3801.  
  3802. Statement Template (Short Description)
  3803.                         ^4^5WESTERN PERFUMES^4^5
  3804.  
  3805.                           121 E. 7TH STREET, SUITE 200
  3806.                              LOS ANGELES, CA 90015
  3807.                                  (213) 988-7881
  3808.  
  3809.  
  3810.                                S T A T E M E N T
  3811.  
  3812.  
  3813.      @CompanyName                              ACCOUNT NO:  @CustId
  3814.      @AddressLine1                                  TERMS:  @Terms
  3815.      @AddressLine2                                   DATE:  @Date
  3816.      @AddressLine3                                   PAGE:  @PN
  3817.      ^5ATTN:  @Attention                              ^5
  3818.  
  3819. ================================================================================
  3820.   DATE                 DESCRIPTION                 CHARGES   PAYMENTS    BALANCE
  3821. ================================================================================
  3822.  
  3823. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3824. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3825. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3826. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3827. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3828. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3829. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3830. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3831. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3832. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3833. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3834. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3835. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3836. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3837. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3838. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3839. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3840. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3841. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3842. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3843. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3844. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3845. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3846. @TransDt  @TransDescripShort                    @Charge    @Pay       @Balance
  3847.  
  3848.           ^5@TotLiteral                                                 @TotDue
  3849. ^5
  3850. --------------------------------------------------------------------------------
  3851.    CURRENT   31-60 DAYS   61-90 DAYS    90+ DAYS   CREDIT LIMIT   CREDIT AVAIL
  3852. --------------------------------------------------------------------------------
  3853.  
  3854. @BalCur      @Bal30       @Bal60      @Bal90         @CredLim       @CredAvail
  3855.  
  3856. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   65
  3857.  
  3858.  
  3859.                      REMINDER NOTICE TEMPLATE PARAMETERS
  3860.  
  3861.  
  3862. Parameter Name        Length                          Comments
  3863. --------------------------------------------------------------------------------
  3864.  
  3865. @COMPANYNAME          variable          Returns the customer name
  3866.  
  3867. @CUSTID               variable          Returns the customer id
  3868.  
  3869. @ADDRESSLINE1         variable          Returns the first customer bill to
  3870.                                         address line
  3871.  
  3872. @ADDRESSLINE2         variable          Returns the second customer bill to
  3873.                                         address line
  3874.  
  3875. @ADDRESSLINE3         variable          Returns the third customer bill to
  3876.                                         address line
  3877.  
  3878. @ATTENTION            variable          Returns the customer bill to attention
  3879.                                         line
  3880.  
  3881. @PHONENO1             variable          Returns the first customer phone no
  3882.  
  3883. @PHONENO2             variable          Returns the second customer phone no
  3884.  
  3885. @DATE                 fixed - 8 pos     Returns the current date. Format is
  3886.                                         mm/dd/yy.
  3887.  
  3888. @CALDATE              variable          Returns the current calendar date.
  3889.                                         Format is Month Day, Year.
  3890.  
  3891. @TIME                 fixed - 5 pos     Returns the current time. Format is
  3892.                                         hh:mm where hh is based on a 24 hour
  3893.                                         clock.
  3894.  
  3895. @PN                   fixed - 3 pos     Returns the page number
  3896.  
  3897. @TERMS                variable          Returns the terms
  3898.  
  3899. @BALCUR               fixed - 10 pos    Returns the current charges
  3900.  
  3901. @BAL30                fixed - 10 pos    Return the charges that are 31 to 60
  3902.                                         days old
  3903.  
  3904. @BAL60                fixed - 10 pos    Return the charges that are 61 to 90
  3905.                                         days old
  3906.  
  3907. @BAL90                fixed - 10 pos    Return the charges that are over 90
  3908.                                         days old
  3909.  
  3910. @TOTDUE               fixed - 10 pos    Returns the total amount due
  3911.  
  3912. @DELINAMT             fixed - 10 pos    Returns the past due amount
  3913.  
  3914. @CREDLIM              fixed - 10 pos    Returns the credit limit
  3915.  
  3916. @CREDAVAIL            fixed - 10 pos    Returns the available credit
  3917.  
  3918. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   66
  3919.  
  3920.  
  3921.                        SAMPLE REMINDER NOTICE TEMPLATE
  3922.  
  3923.  
  3924. Reminder Notices Template
  3925.                         ^4^5WESTERN PERFUMES^4^5
  3926.  
  3927.                           121 E. 7TH STREET, SUITE 200
  3928.                              LOS ANGELES, CA 90015
  3929.                                  (213) 988-7881
  3930.  
  3931.  
  3932.                          R E M I N D E R   N O T I C E
  3933.  
  3934.  
  3935.      @CompanyName                              ACCOUNT NO:  @CustId
  3936.      @AddressLine1                                  TERMS:  @Terms
  3937.      @AddressLine2                                   DATE:  @Date
  3938.      @AddressLine3
  3939.      ^5ATTN:  @Attention                              ^5
  3940.  
  3941. --------------------------------------------------------------------------------
  3942.    CURRENT   31-60 DAYS   61-90 DAYS    90+ DAYS    TOTAL DUE    PAST DUE AMT
  3943. --------------------------------------------------------------------------------
  3944.  
  3945. @BalCur      @Bal30       @Bal60      @Bal90       @TotDue         @DelinAmt
  3946.  
  3947. CREDIT LIMIT      @CredLim
  3948. CREDIT AVAILABLE  @CredAvail
  3949.  
  3950. ^5IF YOU HAVE ALREADY SENT US YOUR PAYMENT, PLEASE DISREGARD THIS REMINDER.^5
  3951.  
  3952. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   67
  3953.  
  3954.  
  3955.                           LETTER TEMPLATE PARAMETERS
  3956.  
  3957.  
  3958. Parameter Name        Length                          Comments
  3959. --------------------------------------------------------------------------------
  3960.  
  3961. @COMPANYNAME          variable          Returns the cust/vendor name
  3962.  
  3963. @CUSTID               variable          Returns the cust/vendor id
  3964.  
  3965. @ADDRESSLINE1         variable          Returns the first customer bill to/
  3966.                                         vendor address line
  3967.  
  3968. @ADDRESSLINE2         variable          Returns the second customer bill to/
  3969.                                         vendor address line
  3970.  
  3971. @ADDRESSLINE3         variable          Returns the third customer bill to/
  3972.                                         vendor address line
  3973.  
  3974. @ATTENTION            variable          Returns the customer bill to/vendor
  3975.                                         attention line
  3976.  
  3977. @SHIPNAME             variable          Returns the ship to name
  3978.  
  3979. @SHIPADDRLINE1        variable          Returns the first ship to address line
  3980.  
  3981. @SHIPADDRLINE2        variable          Returns the second ship to address line
  3982.  
  3983. @SHIPADDRLINE3        variable          Returns the third ship to address line
  3984.  
  3985. @SHIPATTN             variable          Returns the ship to attention line
  3986.  
  3987. @PHONENO1             variable          Returns the first phone no
  3988.  
  3989. @PHONENO2             variable          Returns the second phone no
  3990.  
  3991. @DATE                 fixed - 8 pos     Returns the current date. Format is
  3992.                                         mm/dd/yy.
  3993.  
  3994. @CALDATE              variable          Returns the current calendar date.
  3995.                                         Format is Month Day, Year.
  3996.  
  3997. @TIME                 fixed - 5 pos     Returns the current time. Format is
  3998.                                         hh:mm where hh is based on a 24 hour
  3999.                                         clock.
  4000. @COMMENT              variable          Returns the Subject field
  4001.  
  4002. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   68
  4003.  
  4004.  
  4005.                             SAMPLE LETTER TEMPLATE
  4006.  
  4007.  
  4008. Default Letter Template
  4009.              ^4^5ABC BUSINESS SYSTEMS CENTER^4^5
  4010.  
  4011.                             1001 LOS CERRITOS MALL
  4012.                               CERRITOS, CA 90701
  4013.  
  4014.  
  4015. RE:  @Comment
  4016.  
  4017. TO:  @CompanyName                                     DATE:  @CalDate
  4018.      @AddressLine1
  4019.      @AddressLine2
  4020.      @AddressLine3
  4021.      ATTN:  @Attention
  4022.  
  4023. ================================================================================
  4024.  
  4025. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   69
  4026.  
  4027.  
  4028.                              HOW TO PRINT LABELS
  4029.  
  4030.  
  4031. Labels can be printed from the Report selection on the Main Menu or on the F6
  4032. menu on the Produce Quote/Invoice screen.
  4033.  
  4034. The selection Print Test Labels prints test labels to help you align the labels
  4035. on your printer.
  4036.  
  4037. If labels are printed from the Report selection on the Main Menu, the parameter
  4038. @INV# is substituted with blanks. When labels are printed from the F6 menu on
  4039. the Produce Quote/Invoice screen, a label is printed for the current quote/
  4040. invoice and the parameter @INV# is substituted with the current quote/invoice
  4041. number. If you are printing labels from the Produce Quote/Invoice screen, you
  4042. should print the label after you have first pressed the F5 key and produced the
  4043. quote/invoice. This is because the quote/invoice number is not assigned until
  4044. after you press the F5 key.
  4045.  
  4046. When you are printing labels, the system will ask you whether you wish to print
  4047. labels with the Bill To or Ship To address. The system substitutes Bill To or
  4048. Ship To address information into the label template depending upon the selection
  4049. made by the user.
  4050.  
  4051. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   70
  4052.  
  4053.  
  4054.                        HOW TO USE DIFFERENT PRINT FONTS
  4055.  
  4056.  
  4057. Different print fonts can be specified on templates. A print font directive is
  4058. specified in the following manner:
  4059.  
  4060. ^n      where n is a number (0 to 9) which specifies the print font
  4061.  
  4062. The first time ^n is encountered, the system activates the specified font. The
  4063. next time ^n is encountered, the system de-activates the specified font. The
  4064. system deletes the ^n and replaces it with the escape sequence for the specified
  4065. font. The character Escape shows up in the System Editor as a white left
  4066. bracket. Since escape characters are instructions to the printer and are not
  4067. printed, the print line is shifted to the left 2 positions for every print font
  4068. directive that is substituted. The user should be careful when placing print
  4069. font directives after symbolic parameters. For example, the following is an
  4070. error:
  4071.  
  4072. @GTOTAL^5
  4073.  
  4074. @GTOTAL is an 11 character field when substitued by the system. The substitution
  4075. starts at the column @GTOTAL is in and continues for 10 additional columns. In
  4076. this example, the ^5 will be overlaid when @GTOTAL is substitued. The proper way
  4077. to specify this print font directive is:
  4078.  
  4079. @GTOTAL    ^5
  4080.  
  4081. Print font directives are defined in print control files. The Print Control File
  4082. field on the Change General Settings screen defines the current print control
  4083. file. Print control files must have an extension of .CTL and must be located in
  4084. the same sub-directory as your Power Quote database. You can create your own
  4085. print control files or use one of the four default print control files. The
  4086. default print control files can be modified as required.
  4087.  
  4088. The following is a sample print control file:
  4089.  
  4090. {SAMPLE PRINT CONTROL FILE}
  4091. S 27 80                 {PRINTER SETUP STRING}
  4092. 0 27 80                 {SET PICA WIDTH}
  4093. 1 27 77                 {SET ELITE WIDTH}
  4094. 2 15, 18                {TURN CONDENSED MODE ON / OFF}
  4095. 3 27 120 49, 27 120 48  {TURN NEAR LETTER QUALITY ON / OFF}
  4096. 4 27 87 49, 27 87 48    {TURN EXPANDED PRINT ON / OFF}
  4097. 5 27 69, 27 70          {TURN EMPHASIZED MODE ON / OFF}
  4098. 6 27 52, 27 53          {TURN ITALIC MODE ON / OFF}
  4099. 7 27 45 49, 27 45 48    {TURN UNDERLINE MODE ON / OFF}
  4100. 8 27 71, 27 72          {TURN DOUBLE STRIKE MODE ON / OFF}
  4101.  
  4102. The layout of this file is as follows:
  4103.  
  4104. The symbol "{" signifies a comment. Everything to the right is ignored. Column 1
  4105. contains the print control directive identifier (0 - 9) or 'S' if the line
  4106. contains the printer setup string. The subsequent columns contain the ascii
  4107. codes to turn on/off the print font. The ascii codes are separated by a space
  4108. and the codes to turn on/off the print font are separated by a comma. An escape
  4109. sequence to turn off a print font need not be specified if it doesn't apply.
  4110. Print control directive identifier 2 must contain the ascii codes to turn
  4111. condensed print on / off. The other print control directive identifiers can
  4112. specify user print fonts.
  4113.  
  4114. The following are the default print control directives for Epson compatible
  4115.  
  4116. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   71
  4117.  
  4118.  
  4119. printers (EPSON.CTL):
  4120.  
  4121. Print Control Directive                      Font
  4122.  
  4123.            0                   SET PICA WIDTH
  4124.            1                   SET ELITE WIDTH
  4125.            2                   TURN CONDENSED MODE ON / OFF
  4126.            3                   TURN NEAR LETTER QUALITY ON / OFF
  4127.            4                   TURN EXPANDED PRINT ON / OFF
  4128.            5                   TURN EMPHASIZED MODE ON / OFF
  4129.            6                   TURN ITALIC MODE ON / OFF
  4130.            7                   TURN UNDERLINE MODE ON / OFF
  4131.            8                   TURN DOUBLE STRIKE MODE ON / OFF
  4132.  
  4133. The following are the default print control directives for IBM compatible
  4134. printers (IBM.CTL):
  4135.  
  4136. Print Control Directive                      Font
  4137.  
  4138.            0                   SET PICA WIDTH
  4139.            1                   SET ELITE WIDTH
  4140.            2                   TURN CONDENSED MODE ON / OFF
  4141.            4                   TURN EXPANDED PRINT ON / OFF
  4142.            5                   TURN EMPHASIZED MODE ON / OFF
  4143.            7                   TURN UNDERLINE MODE ON / OFF
  4144.            8                   TURN DOUBLE STRIKE MODE ON / OFF
  4145.  
  4146. The following are the default print control directives for HP Laserjet, HP
  4147. Laserjet II and HP Laserjet IIP compatible printers (LASERJET.CTL):
  4148.  
  4149. Print Control Directive                      Font
  4150.  
  4151.            0                   SET PICA WIDTH
  4152.            1                   SET ELITE WIDTH
  4153.            2                   TURN CONDENSED MODE ON / OFF
  4154.            5                   TURN EMPHASIZED MODE ON / OFF
  4155.            6                   TURN ITALIC MODE ON /OFF
  4156.            7                   TURN UNDERLINE MODE ON / OFF
  4157.  
  4158. The following are the default print control directives for HP Laserjet III
  4159. compatible printers (LASERIII.CTL):
  4160.  
  4161. Print Control Directive                      Font
  4162.  
  4163.            0                   SET PICA WIDTH
  4164.            1                   SET ELITE WIDTH
  4165.            2                   TURN CONDENSED MODE ON / OFF
  4166.            4                   TURN EXPANDED PRINT ON / OFF
  4167.            5                   TURN EMPHASIZED MODE ON / OFF
  4168.            6                   TURN ITALIC MODE ON /OFF
  4169.            7                   TURN UNDERLINE MODE ON / OFF
  4170.  
  4171. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   72
  4172.  
  4173.  
  4174.                        HOW TO USE THE QUICKEN INTERFACE
  4175.  
  4176.  
  4177. Power Quote sends invoice and payment information to Quicken by writing it to a
  4178. file that is imported into Quicken. To use the Quicken interface to track
  4179. accounts receivable:
  4180.  
  4181. (1)  Answer 'Y' when the installation program asks if you wish to use the
  4182.      Quicken interface. The system will then ask you for the name of the sub-
  4183.      directory to place the Quicken interface file.
  4184.  
  4185. (2)  Update the Quicken Bank Acct and Include Cust Id fields on the Change
  4186.      General Settings screen. The Bank Acct field contains the name of the
  4187.      account used to record payments on accounts receivable. The Include Cust
  4188.      Id field is a 'Y' or 'N' field. If this field is 'Y', the system will
  4189.      append the customer id to the end of the customer name before writing it
  4190.      to the Quicken interface file. This is useful when you have two customers
  4191.      with the same name. Quicken can't distinguish between two customers whose
  4192.      names are spelled the same.
  4193.  
  4194. On the Produce Quote/Invoice screen, the system will write a record to the
  4195. Quicken interface file when you finalize an invoice. The sale will be recorded
  4196. in Quicken using the sales category entered in the Sales Cat field. If there is
  4197. a payment at the same time the invoice is entered, both a sales and payment
  4198. record will be created.
  4199.  
  4200. On the Record Payments screen, the system will write a payment record to the
  4201. Quicken interface file when a payment is entered.
  4202.  
  4203. To import invoice and payment information into Quicken:
  4204.  
  4205. (1)  Exit Power Quote and start up Quicken.
  4206.  
  4207. (2)  Use selection 4 (Select Account) on the Main Menu to select your accounts
  4208.      receivable account.
  4209.  
  4210. (3)  Press F2 (Acct/Print). This will open a pull-down menu. Select option 6
  4211.      (Import).
  4212.  
  4213. (4)  Enter sub-dir\QUICKEN.PCQ in the File field where sub-dir is the name of
  4214.      the sub-directory where you told Power Quote to place the Quicken interface
  4215.      file. Press Enter. If you are using Quicken 3.0, answer 'Y' to the
  4216.      question:  Include items which are transfers (Y/N)? If you are using
  4217.      Quicken 4.0, answer 'N' to the question:  Special handling for transfers
  4218.      (Y/N)? Press Enter.
  4219.  
  4220. After you have successfully imported sales and payment information into Quicken,
  4221. the Quicken interface file must be cleared. This is because Power Quote always
  4222. adds new information to the end of this file. Use option H under the Utilities
  4223. Menu to the clear the Quicken interface file.
  4224.  
  4225. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   73
  4226.  
  4227.  
  4228. COPYRIGHT:
  4229.  
  4230. (C) Copyright 1991 by Gary Gee
  4231. All Rights Reserved
  4232.  
  4233.  
  4234. WARRANTY:
  4235.  
  4236.  
  4237. Power User Software makes no warranties, expressed or implied, including, but
  4238. not limited to, merchantability or fitness for any particular purpose. In no
  4239. event shall Power User Software be liable for indirect or consequential damages
  4240. arising from the use of the software programs.
  4241.  
  4242.  
  4243. CUSTOMIZATION & SITE LICENSES:
  4244.  
  4245.  
  4246. Custom versions and site licenses are available. Please call (714) 974-2569 for
  4247. more information.
  4248.  
  4249.  
  4250. REGISTRATION:
  4251.  
  4252.  
  4253. You may make copies of Power Quote and share it with others. If you find Power
  4254. Quote fast, easy and convenient to use, a donation of $50 would be appreciated.
  4255. If you send a contribution of $50, you will receive a printed manual, a disk
  4256. with the latest version of the software, notice of updates to the software and
  4257. phone support. Please use the invoice on the next page.
  4258.  
  4259. POWER QUOTE USER MANUAL                                                Page   74
  4260.  
  4261.  
  4262.                                I N V O I C E
  4263.  
  4264. REMIT TO:                         FROM:
  4265.  
  4266. POWER USER SOFTWARE               Name: __________________________________
  4267. 211 S. State College Blvd
  4268. Suite 236                    (Company): __________________________________
  4269. Anaheim, CA 92816
  4270. (714) 974-2569                 (Title): __________________________________
  4271.  
  4272.                                Address: __________________________________
  4273. Today's
  4274. date: ___________          City, State: __________________________________
  4275.                                                                   Zip Code
  4276. Version No: __________    Phone Number: _________________________
  4277.  
  4278.                                                                  Qty    Total
  4279. POWER QUOTE
  4280.     Current diskette and printed manual . . . . . . . . .  $50  ______  ______
  4281.  
  4282. Please add $3.50 for shipping and handling                              ______
  4283.  
  4284. California residents add appropriate sales tax                          ______
  4285.  
  4286.                                               Total enclosed            ______
  4287.  
  4288. Diskette format (choose one)        5.25" disk ____    3.5" disk ____
  4289.  
  4290. Terms:  Check or money order drawn on a U.S. bank in U.S. funds.
  4291.  
  4292. How did you obtain this copy of Power Quote?  _________________________________
  4293.  
  4294. Note that Power Quote has been delivered and accepted by the customer. Upon
  4295. receipt of this paid invoice, a printed manual and current disk will be sent.
  4296.  
  4297. Suggestions for enhancements or bugs discovered (attach additional sheet if
  4298. necessary).
  4299.  
  4300. _______________________________________________________________________________
  4301.  
  4302. _______________________________________________________________________________
  4303.  
  4304. Software you would like to see developed. If your suggestion is accepted, we
  4305. will send you a free copy of the software developed (attach additional sheet if
  4306. necessary).
  4307.  
  4308. _______________________________________________________________________________
  4309.  
  4310. _______________________________________________________________________________
  4311.